Gelungene Integration von OFML, ERP und Webshop bei Möbelhändler und Möbelhersteller Inwerk GmbH

Marco Niecke, Björn Ihrig, Bernhard Räther

Eingeschränkte Vielfalt: Nur was im ERP-System angelegt wurde, kann der Kunde kaufen

Farbe und Materialien für Sitz und Rücken-Polster, Sitzbreite, Sitzhöhe, Belastbarkeit, Form der Armlehne, Material der Rollen und vieles, vieles mehr: Allein bei ganz einfachen Bürostühlen gibt es Tausende von Variationen und Kombinationen, wie das fertige Produkt aussehen könnte.

Bedenkt man, dass das gleiche auch für zahlreiche andere Büromöbel wie Chefsessel, Büroschreibtische, Büroschränke, Aktenschränke, Container etc. gilt, kommt man schnell in den Bereich von mehreren Millionen Möglichkeiten, die Kunden haben, um sich einzelne Möbel und Einrichtungen individuell zu konfigurieren.

 

Leider haben sie diese Möglichkeiten oft nur in der Theorie. Der Grund: Viele Möbelhändler und Hersteller können nicht alle Varianten anbieten, die produzierbar wären. Sie bieten Ihren Kunden nur einen Grundstock einiger ausgewählten Varianten an; denn es kann nur angeboten werden, was zuvor im ERP angelegt wurde. Dabei sind vor allem in der Business-to-Business Büroeinrichtungswelt oftmals individuelle Lösungen gefragt, die es so vorher noch nicht gab.

Hier hat die Inwerk GmbH, ein führender Produktentwickler, Objekt-Einrichter und Versandhändler von professionellen und preisgekrönten Büroeinrichtungen als eines der ersten Möbelhäuser überhaupt einen intelligenten Weg gefunden, den Kunden über seinen Webshop alle Varianten und Kombinationen anzubieten, die theoretisch möglich sind – und das in Echtzeit und mit dem finalen Preis im Warenkorb. Das gilt sowohl für die von Inwerk selbst hergestellten Möbel als auch für das zusätzliche Büromöbel-Sortiment der 120 Inwerk-Partner in ganz Europa.

Perfektes Zusammenspiel von OFML, pCon ui, Dynamics 365 und Shopware

Wie die meisten Möbelhändler und Möbelhersteller nutzt auch Inwerk die branchenübliche OFML-Datenbank (Office Furniture Modelling Language) zusammen mit dem pCon ui-Konfigurator, um 2D- und 3D-Ansichten aller Büromöbel-Konfigurationen zu erstellen. Anders als im ERP-System sind in der OFML-Datenbank alle erdenklichen Varianten sämtlicher Möbel erstellt und hinterlegt.

Unterstützt durch Inway Systems ist Inwerk als erstem Möbelhersteller und Möbelhändler diese Koppelung von OFML, pCon ui Konfigurator, Dynamics 365 und Shopware vollständig gelungen.

  • Durch die Verbindung von OFML und Konfigurator mit dem Webshop können sich Kunden ganz bequem online über den „Möbel-Konfigurator“ bei Inwerk ihre jeweiligen Wunschmöbel (Farbe, Form, Material, Größe, Zuschnitt, Zubehör etc.) selbst zusammensetzen.
  • Um die selbst konfigurierten Möbel anschließend zu bestellen, werden die Daten der OFML-Datenbank dann in den Webshop (Shopware) und ins ERP-System (Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management und Dynamics 365 Commerce) übergeben.
  • Wurde die gewünschte Variante noch nicht im ERP angelegt, erfolgt dies automatisiert nach der Bestellung durch den Kunden – und es wird ein Produktionsauftrag für das neue Produkt erteilt. Das Beste dabei: Für Inwerk entsteht dabei wenig manueller Aufwand, selbst wenn ein Kunde eine Variante bestellt hat, die es so noch niemals zuvor gab.

Herausforderungen:

Viele Schnittstellen für den reibungslosen Datenaustausch und alles in Echtzeit


1. Verbindung zwischen Dynamics 365 und Shopware

Für die gelungene Verbindung zwischen ERP und Webshop setzten Inwerk und Inway Systems auf den von Inway entwickelten Dynamics 365 Connector for Shopware. Diese Schnittstelle verbindet Microsoft Dynamics 365 Commerce mit Shopware, der Webshop-Lösung, die bei vielen Versandhändlern im Einsatz ist. Mit diesem Connector können Daten zwischen dem Webshop und dem ERP-System von Inwerk bidirektional ausgetauscht und systemübergreifende Workflows einleitet werden.

  • Von Dynamics zu Shopware: Alle Informationen rund um die im ERP dargestellten Produkte sind somit auch in Shopware verfügbar. Auch sämtliche Kundendaten können aus dem ERP in Shopware übernommen werden.
  • Von Shopware zu Dynamics: Bestellungen, Daten von Neukunden etc. fließen von Shopware direkt ins ERP-System und können hier per Workflow automatisiert weiterverarbeitet werden.

2. Verbindung zwischen Dynamics 365 und Shopware mit der OFML-Datenbank

Die größte Herausforderung war die Integration der OFML-Datenbank (inkl. angebundenem pCon ui Konfigurator) in Shopware und Dynamics 365. Denn die naheliegendste Idee – ein Export der gesamten OFML-Datenbank und ein Import der Daten ins ERP – war aufgrund der schieren Datenmenge der OFML undenkbar. Das Anlegen aller von Inwerk angebotenen Büromöbel in allen erdenklichen Varianten hätte bedeutet, mehrere Milliarden Artikel und Datensätze in das ERP-System zu importieren. Dies hätte unverhältnismäßig hohe Kosten zur Folge, die nötig wären, damit ein System mit so hohem Datenvolumen performant bleibt. Und da die allermeisten dieser Millionen und Milliarden von Möbelvarianten noch niemals von einem Kunden angefragt wurden, wurde dieser Weg schnell verworfen.

Die Grundidee bestand deshalb darin, die einzelnen Daten der OFML-Datenbank erst dann ins ERP-System und in Shopware zu importieren, sobald ein Kunde diese neue Variante auch haben will. Gelöst wurde dies über die OBX-Datei und eine Schnittstellenerweiterung. Denn die OBX-Datei aus der OFML-Datenbank beinhaltet Informationen über sämtliche Variationen und alle Charakteristika eines Möbelstückes.

Wann immer ab jetzt sich ein Kunde ein Möbelstück konfiguriert,

  1. prüfen Shopware und das ERP-System die OBX-Datei.
  2. Ist die in der OBX-Datei enthaltene eindeutige Variante noch nicht im ERP-System vorhanden, blicken ERP und Shopware in die OFML-Datenbank und holen sich hier alle relevanten Informationen sowie den aktuellen Preis.
  3. Kommt es zu einer Bestellung, legt das ERP-System mit eben diesen Daten einen neuen Artikel selbständig an. So kommen bei Inwerk nur Artikel ins ERP-System, die tatsächlich auch einmal verkauft, produziert oder über Inwerk bei einem Partner bestellt wurden. Die Folge: Das System bleibt schlank und performant.

3. Milliarden von Preisen müssen in Echtzeit angezeigt werden

Eine weitere Herausforderung war die Anzeige der aktuellen Preise in Echtzeit. Denn mit jeder Konfiguration eines Möbelstücks durch den Kunden ändert sich der ursprünglich angezeigte Preis. Um den richtigen Preis in Echtzeit zu zeigen, wurde zuerst ein Grundstock von 6.000 Artikeln (den Inwerk Topsellern) händisch im ERP-System angelegt (bzw. die Artikel wurden aus dem Vorgänger-System importiert). Über den Dynamics 365 Connector for Shopware gelangten diese Daten automatisiert (ohne manuellen Aufwand) in den Webshop.

Wann immer ein Kunde nun den Webshop von Inwerk besucht, landet er auf einem Basisartikel oder einer bestimmten Variante hiervon. Alle Basisartikel inkl. ausgewählter Varianten sind bereits im ERP und im Webshop angelegt – mit aktuellem Preis. Ausgehend von jedem Basisprodukt kann der Kunde beliebig konfigurieren. Jede Anpassung der Basisvarianten bzw. jede Ergänzung mit Zubehör verändert den Preis. Auch diese Abfrage funktioniert über die OBX-Datei. Hat ein Kunde eine Variante gewählt, die es so zuvor noch nie gab, prüfen ERP- und Shopware anhand der OBX-Datei die OFML-Datenbank und zeigen den zu genau dieser Variante gehörenden Preis. Da in diesem Stadium nur eine Abfrage erfolgt und noch kein Produkt und kein umfangreicher Datensatz im ERP angelegt wird, funktioniert das Anzeigen der aktuellen Preise mühelos in Echtzeit. So kann der Kunde jederzeit beim Konfigurieren erkennen, was seine individuelle Eigenkreation gerade kostet.

 

4. Individuelle Versandoptionen für Inwerk und 120 weitere Hersteller

Eine weitere, wenn auch im Grad der Komplexität nicht ganz so große Herausforderung wie die OFML-Integration war die Abbildung der unterschiedlichen Versandpauschalen bei einer Möbelbestellung. Denn anders als bei Amazon und Co. gibt es bei der Bestellung von Möbeln beim Hersteller eine Vielzahl von Liefermöglichkeiten – mit variablen Preisen und unterschiedlichen Leistungen.

Um ein paar Beispiele zu nennen:

  • Liefern und an der Bordsteinkante abladen
  • Liefern und an der Bordsteinkante abladen inkl. techn. Hotline
  • Lieferung 1. Türe ebenerdig ohne Stufen
  • Liefern inkl. Montage und Aufbau
  • Liefern inkl. Montage und Aufbau und Entsorgen von Verpackung / der alten Möbel

Die einzelnen Versandpauschalen wurden dabei als eigene Produkte im ERP angelegt. Nach dem Klick auf den Warenkorb hat der Kunde für seine Möbel die Möglichkeit, eine der angebotenen Versandoptionen zu wählen. Hier gibt es entweder einen Fixpreis (in der Regel bei Lieferung Bordsteinkante oder Türe) oder ein variabler Preis wie „12% vom Warenwert aber mindestens 129 €“ (in der Regel bei Lieferung und Aufbau).

So weit so einfach. Etwas komplexer wurde das Anlegen von Versandpauschalen allerdings dadurch, da nicht nur die Preise und Konditionen von Inwerk beim Anlegen der Versandpauschalen-Artikel berücksichtigt werden mussten, sondern auch jene, der 120 Partner, deren Möbel Inwerk ebenso in seinem Webshop zum Kauf anbietet.

Neben den unterschiedlichen Preisen und Leistungen der einzelnen Hersteller mussten dabei auch zahlreiche Sonderregelungen berücksichtigt werden (bei manchen Herstellern variierten z.B. die Preise und Leistungen je nach dem entsprechenden Land). Auch dies musste alles beim Anlegen im ERP-System bedacht werden, konnte aber über Entwicklungsanpassungen, Berechnungsregeln und Matching-Abfragen zuverlässig gelöst werden.

Bestellt jetzt ein Kunde über den Inwerk Webshop ein Produkt, bekommt er „als zusätzliches Produkt“ automatisch eine Versandpauschale. Hier hat der Kunde die Möglichkeit zu wählen – zwischen allen Versand- und Serviceoptionen, die der jeweilige Hersteller des Produktes (Inwerk oder einer der 120 Partner) für das entsprechende Land anbietet. Da sich die Preise bzw. die Berechnungsregeln für sämtliche Versandpauschalen im ERP befinden, werden auch diese in Echtzeit im Warenkorb angezeigt.

ERP – Webshop – OFML – pCon ui (Möbel-Konfigurator):

Eine Verbindung mit vielen Vorteilen für Inwerk und deren Kunden

All diese Herausforderungen wurden von Inway und Inwerk im Rahmen eines umfangreichen Microsoft Dynamics 365-Projektes erfolgreich gelöst. Dabei ist es vor allem die gelungene Verbindung von OFML, pCon ui, Dynamics 365 und Shopware, die Inwerk und deren Kunden viele Vorteile und ganz neue Möglichkeiten bietet.

So profitieren die Kunden:

  • Kunden können im Webshop von Inwerk sämtliche Büromöbel beliebig und nach den eigenen Wünschen und Vorstellungen konfigurieren und gestalten. Alle Varianten, die Inwerk sowie deren Partner erstellen können, lassen sich im Konfigurator abbilden.
  • Kunden können Zubehör zu Ihren Möbeln nach Belieben wählen, das Produkt in 3D betrachten, in Echtzeit den aktualisierten Preis erfahren, alle Informationen zum individuellen Produkt sehen, Bemaßungen jederzeit ein- und ausblenden und sogar 3D-Schnappschüsse (png-Dateien) von der individuellen Variante erzeugen – und das aus jeder erdenklichen Perspektive.
  • Kunden können ihr in höchstem Maße individualisiertes Produkt in den Warenkorb legen und aus mehreren Versandoptionen, die für Sie günstigste wählen. Möglicherweise ist der Kunde dann der erste, der das Möbelstück in genau dieser Ausprägung erwirbt. Dass das Produkt zum Zeitpunkt der Bestellung noch gar nicht im ERP angelegt war, spielt für den Käufer – und ab jetzt auch für Inwerk selbst – keine Rolle.

Wenn Sie das Supportende einfach ignorieren, müssen Sie zwar keine Wartungsgebühr bezahlen, können sich aber sicher sein, dass Sie eher früher als später zahlreiche Probleme im Arbeitsalltag mit Ihrem ERP-System bekommen. Von diesem Plan würden wir Ihnen also definitiv abraten denn auch die Option zu den günstigeren Kundenpreisen später in die Cloud zu migrieren verfällt mit dieser Option.

So profitiert Inwerk:

  • Inwerk kann alle Kombinationen an Büromöbeln anbieten und verkaufen, die (theoretisch) produzieret werden können.
  • Inwerk muss sich unter Millionen von Möglichkeiten, in der sie ihre Büromöbel inkl. Zubehör gestalten und zusammensetzen können nicht mehr nur auf ein paar wenige Grundstock-Varianten festlegen. Die Grundstock-Modell sind nur noch der Ausgangspunkt für weitergehende Konfigurationen.
  • Inwerk muss neue Produkte nicht mehr händisch vor jeder Kundenbestellung im ERP anlegen. Dies geschieht durch die Integrationen von OFML, ERP und Webshop nun automatisch. Sobald ein Kunde eine noch nie dagewesene Möbel-Variante bestellt, wird der Artikel automatisch im ERP angelegt – von der Artikelnummer bis zu den Produktdaten und dem finalen Preis.
  • Inwerk nutzt die üblichen Workflows (Bestellbestätigung, Produktionsauftrag, Erstellung der Rechnung, Mahnung bei Zahlungsverzug etc.), die auch bei den „neuen Möbelkreationen“ weiterhin automatisiert erfolgen.

Über die Inwerk GmbH

Die Inwerk GmbH mit Hauptsitz in Meerbusch ist ein führender Produktentwickler, Objekt-Einrichter und Versandhändler von professionellen und preisgekrönten Büroeinrichtungen. Neben den eigenen, selbst hergestellten Möbeln vertreibt Inwerk auch das Büromöbel-Sortiment von 120 Partnern in ganz Europa. Mittlerweile hat Inwerk über 400.000 Kunden in Deutschland und im benachbarten Ausland bedient. 

Zahlreiche neue Unikate schmücken Büros und Homeoffice-Arbeitsplätze in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Seit Anfang August ist die OFML-Integration bei Inwerk live. Variantenanfragen und das Anlegen neuer Artikel erfolgt seitdem automatisiert – initiiert durch reale Kundenbestellungen.

Dabei sind unter der hohen Anzahl von Bestellungen, die täglich bei Inwerk eingehen, bereits mehr als die Hälfte individuelle und vom Kunden selbst konfigurierte Varianten, die es so zuvor noch nicht gegeben hat. Immer häufiger werden Unikate bestellt und schmücken Büroräume und Homeoffice-Arbeitsplätze in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Ohne die gelungene OFML-Integration wären diese Möbel so vermutlich niemals hergestellt worden.

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