Elektronischer Datenaustausch (EDI) mit Microsoft Dynamics 365 und Dynamics AX

Kathrin Liebers

Der Dynamics 365/AX Connector for EDI ist ein Add-On für Ihr ERP-System von Microsoft (Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics for Finance & Operations) zur einfachen und elektronischen Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern. 

Der Dynamics 365/AX Connector for EDI bildet die Schnittstelle zwischen Dynamics 365/AX und Ihren Lieferanten  und Kunden. Dabei werden Daten wie Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc. über Unternehmensgrenzen hinweg zwischen den Systemen der Geschäftspartner ausgetauscht. 

 

1. Welche Vorteile habe ich durch den elektronischen Datenaustausch (EDI)?

Das große Potential liegt vor allem an der Geschwindigkeit und der Genauigkeit mit der die Daten übermittelt werden. Transaktionen, die normalerweise mehrere Tage in der Papierversion in Anspruch nehmen, können in wenigen Minuten und völlig papierlos erledigt werden.  Der elektronische Datenaustausch liefert genauere Daten. Die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle  Datenerfassung entfällt.  

Darüber hinaus ist die elektronische Datenübertragung inzwischen in vielen Branchen etabliert. Der Einsatz von EDI erhöht die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Einen großen Kunden zu gewinnen, bedeutet oftmals, sich an dem elektronischen Austauschverfahren zu beteiligen. Außerdem gilt die die Nutzung von EDI oft auch als Kriterium bei der Lieferantenauswahl. Somit ermöglicht Ihnen der EDI-Einsatz, neue Lieferanten- und Kundenkontakte zu erschließen. 

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2. Warum setzt der EDI-Connector auf ein Clearing Center?

Die Datenformate sind durchaus komplex, sodass eine effiziente und kostengünstige Umsetzung des Mappings ausschließlich durch Spezialisten die dies täglich tun gemacht werden kann. Weiterhin profitieren etablierte Clearing-Center von Ihrer Erfahrung mit Großkunden und können diese in die Kommunikation mit dem Handelspartner einbringen. Neben dem Mapping ist ja auch der Transport bzw. die Übertragung der Dokumente sicherzustellen. Dafür ist auch eine entsprechende Infrastruktur zu betreiben. Es empfiehlt sich für den Kunden das alles abzugeben.  Wir haben uns auf die EDI-Prozess im ERP-System konzentriert. 

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3. EDIFACT, SWIFT, XML, CSV… – Welche EDI-Formate werden übertragen?

Damit der Datenaustausch reibungslos funktioniert, gibt es sogenannte EDI-Formate, welche als Standard festgelegt wurden. Neben dem bekanntesten und branchenübergreifenden EDI-Format EDIFACT (EDI for Administration, Commerce And Transport) gibt es darüber hinaus zahlreiche weitere Formate wie Textdateien, XML, oder SWIFT. 

Der Dynamics 365/AX Connector for EDI lehnt sich hinsichtlich der Bezeichnungen und Dateninhalten an das EDIFACT-Format an. Jede EDIFACT-Nachricht besteht aus einem international einheitlichen und eindeutigen Kürzel. Die gängigsten Formate  
 

  • ORDERS – Bestellung (Auftrag) 
  • ORDRSP – Auftragsbestätigung 
  • DESADV – Lieferschein 
  • INVOIC – Rechnung 
  • PRICAT – Preisliste  

werden von unserem Dynamics 365/AX Connector for EDI unterstützt. 

Allerdings transformiert er die Daten nicht. Das heißt die Wandlung einer reinen EDIFACT-Nachricht muss vor- bzw. nachgelagert über ein Clearing-Center erfolgen. 

 

Für jeden der oben gezeigten Prozesse können unterschiedliche Konfigurationen für unterschiedliche Geschäftspartner angelegt werden.

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4. Welche Formate können übertragen werden?

Der Dynamics 365/AX Connector for EDI benötigt aufgrund einer zusammengesetzten Entität (Composite-Entität) aus Kopf- und Positionsteil immer eine XML-Datei. Fordern Ihre Geschäftspartner andere Formate, müssen die XML-Dateien entweder über ein Clearing-Center konvertiert werden oder es muss im Modul eine spezifische Anpassung zur Wandlung der Dateien im jeweiligen Datenprojekt implementiert werden. Dies kann aber meist mit Bordmitteln geschehen. 

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5. Wie ist die Sicherheit der übermittelten Daten gewährleistet?

Die Sicherheit der Daten ist abhängig von der Absicherung des Systems, der Dateiablage und des Kommunikationsweges. Die EDI-Schnittstelle für Dynamics 365/AX unterstützt nur Transportwege, die ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihre Daten ermöglichen. Für Transportwege, die auf der Azure Cloud basieren, bietet Microsoft eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Ihre Anforderungen an die Datensicherheit zu erfüllen. 

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6. Daten können von vielen Kunden kommen. Wie wird sichergestellt, dass die Daten den richtigen Kunden zugeordnet werden?

Unsere EDI-Schnittstelle arbeitet auf Grundlage der Global Location Number (GLN). Eine Globale Lokationsnummer ist wie ein Fingerabdruck und somit für einen Firmenstandort immer eindeutig. Diese Nummern werden bei uns im System den Geschäftspartnern hinterlegt, sodass über diese GLN der entsprechenden Kunde oder Lieferant bei den Importen und Exporten zugeordnet werden kann. Darüber hinaus lassen sich anhand der GLN auch eindeutig abweichenden Lieferadresse und Rechnungsadressen definieren und eindeutig identifizieren. 

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7. Ist die Verwaltung mehrerer Mandanten möglich?

Da wir wie bereits beschrieben auf Grundlage von Global Location Numbers arbeiten, wird auch die eigene GLN in den Dateien angegeben. Da diese eindeutig ist, wird beim Import der Datei anhand der GLN gesteuert, in welchem Mandanten die Dateien eingesteuert werden.  

8. Wie gehe ich mit für das System unbekannten Werten um?

Der Dynamics 365/AX Connector for EDI bietet eine einfach konfigurierbare Funktionalität, die es ermöglicht, Werte, die von Ihren Geschäftspartnern kommen, und dem eigenen System unbekannt sind zu mappen. Wir nennen das in unserer EDI-Schnittstelle „Wertzuordnung“.

Beispielsweise kann die Einheit für Stück im System Ihres Geschäftspartners als „pcs“ geführt sein. Dadurch kommt in den Daten auch die Einheit „pcs“ an. Da diese in unserem System nicht geführt wird, aber in Daten wie Aufträgen zwingend erforderlich sind, würde es zu Fehlern beim Import kommen. Durch die Wertzuordnung unseres EDI-Connectors lassen sich diese Werte geschäftspartnerspezifisch auf die Dynamics 365/AX geführten Daten konvertieren.  

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9. Wie weit reicht die Automatisierung der einzelnen Prozesse und sind diese individuell konfigurierbar?

Die Automatisierung der Prozesse kann der Nutzer individuell festlegen. Dabei gibt es die Möglichkeit, den Automatisierungsgrad in der Prozesskonfiguration zu definieren. Beim Import von Aufträgen beispielsweise gibt es verschiedenen Stufen der Automatisierung: 

  1. Nur lesen: hier werden die Daten bis in ein Monitoring importiert, in dem die Auftragsdaten gesammelt und gegebenenfalls korrigiert werden können. Die Wertzuordnung und die Anlage des Verkaufsauftrages werden manuell vorgenommen. 
  2. Lesen und anlegen: Die Daten werden in den Monitor importiert. Die Wertzuordnung und die Anlage des Verkaufsauftrages werden automatisch anhand von Stapelverarbeitung (Batchjobs) durchgeführt. 
  3. Lesen, anlegen und buchen: Die Daten werden in den Monitor importiert. Die Wertzuordnung, die Anlage des Verkaufsauftrages und dessen Bestätigungsbuchung werden automatisch anhand der Stapelverarbeitung durchgeführt. 

 

Bei Eingang des Auftrags Ihres Geschäftspartners werden die Daten durch die Prozesskonfiguration angereichert.
Im Stagingbereich der Entität des Dynamics 365/AX Connector for EDI kann der Auftrag dann manuell oder automatisch weiterbearbeitet werden.

Der Auftrag ist augenblicklich, zuverlässig und übereinstimmend als Auftrag in Ihrem System erfasst. 

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10. Ist die Ersteinrichtung aufwändig? Wie ist der Aufwand einer Partner-Neuanbindung?

Der Aufwand der Ersteinrichtung ist immer davon abhängig wie viele Geschäftspartner und Nachrichtenarten angebunden werden müssen und ob man Konfigurationen gruppieren kann. Grundsätzlich muss für jede benötigte Nachrichtenart eine Konfiguration erstellt werden. Diese setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen: 

  1. Datenflüsse: Sie steuern, wo eine Datei herkommt und wo sie hingeht. Diese Funktion ist Teil eines weiteren Add-Ons von Inway – der File Transfer Suite (FTS). Diese nutzen wir für den EDI Connector, um die Quellverzeichnisse zu definieren, aus denen Dateien in Dynamics 365/AX importiert werden und für Zielverzeichnisse, in die exportierte Daten aus Dynamics 365/AX abgelegt werden. Beim Import holen wir anhand dieser Datenflüsse die Dateien aus dem definierten Quellverzeichnis und übergeben sie an den EDI-Connector, der die Datei mittels des jeweils festgelegten Importdatenprojektes ins System importiert. Beim Export werden die Daten vom Dynamics 365/AX Connector for EDI mittels Exportdatenprojekten in Dateien überführt und an die File Transfer Suite übergeben, die die Dateien dann in das vorher definierte Verzeichnis ablegt. 
  2. Datenprojekte: Mit Hilfe von Datenprojekten werden Daten im- und exportiert. Diese enthalten Entitäten, die die Struktur und den Inhalt der benötigten Daten definieren. Das heißt, diese Entitäten geben beispielsweise den Aufbau der XML vor, die importiert werden soll. Diese Vorgabe kennen viele auch unter dem Namen XSD-Schema. 
  3. Prozesskonfiguration: Die Prozesskonfiguration stellt die Definition der Wertzuordnung dar und steuert, mit welchem Datenprojekt importiert oder exportiert wird. Diese Konfiguration ist die Zusammenführung der einzelnen Konfigurationsschritte – Wertzuordnung, Datenprojekt und Datenflüsse. Für jede benötigte Nachrichtenart muss eine Prozesskonfiguration existieren. 

Abhängig davon wie unterschiedlich die gelieferten Dateien Ihrer Geschäftspartner sind, kann die Prozesskonfiguration spezifisch pro Partner erstellt werden. Zudem gibt es die Möglichkeit eine Konfiguration für eine Gruppe von Geschäftspartnern zu setzen. Diese Funktion wird genutzt, wenn die Dateiinhalte und Strukturen sich gleichen. Oftmals ist dies  der Fall, wenn Daten von Partnern kommen, die einer großen Unternehmenskette angehören. 

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Fazit

Die Automatisierung der Geschäftsprozesse durch den elektronischen Datenaustausch bringt eine Reihe von Vorteilen im täglichen operativen Geschäft mit sich. Durch EDI verschaffen Sie sich Wettbewerbsvorteile und die Möglichkeit, neue Lieferanten und Kunden zu gewinnen. 

 

Weitere Informationen zum Dynamics 365/AX Connector for EDI  

https://www.inway.de/loesungen/add-ons/dynamics-connector-for-edi 

Zum Thema „EDI mit Microsoft Dynamics 365/AX“ finden mehrmals im Jahr kostenfreie Webinare statt, in denen unsere EDI-Spezialisten Ihnen die Funktionsweise des EDI-Connectors erläutern.

Hier geht es zu unseren Events und Webinaren: https://www.inway.de/events 

 

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