Elektronischer Datenaustausch (EDI) mit Microsoft Dynamics 365 und Dynamics AX
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Damit Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc. über Unternehmensgrenzen hinweg zwischen den Systemen der Geschäftspartner ausgetauscht werden können, benötigen Sie eine Verbindung, eine Schnittstelle zwischen Dynamics 365/AX und Ihren Lieferanten und Kunden.
In diesem Blogbeitrag haben wir mit Kathrin Liebers, Beraterin und EDI-Expertin bei Inway Systems über die Themen Daten-Übertragung, Anbindung von Geschäftspartnern, Prozessautomatisierung und den unterschiedlichen Datenformaten gesprochen und sie hat uns folgende Fragen beantwortet:
- Welche Vorteile habe ich durch den elektronischen Datenaustausch (EDI)?
- Warum sollte man auf ein Clearing Center setzen?
- EDIFACT, SWIFT, XML, CSV… – Welche EDI-Formate werden übertragen?
- Welche Daten-Formate können übertragen werden?
- Wie ist die Sicherheit der übermittelten Daten gewährleistet?
- Daten könmnen von vielen Kunden kommen. Wie wird sichergestellt, dass die Daten den richtigen Kunden zugeordnet werden?
- Ist die Verwaltung mehrerer Mandanten möglich?
- Wie gehe ich mit für das System unbekannten Werten um?
- Wie weit reicht die Automatisierung der einzelnen Prozesse und sind diese individuell konfigurierbar?
1. Welche Vorteile habe ich durch den elektronischen Datenaustausch (EDI)?
Das große Potential liegt vor allem an der Geschwindigkeit und der Genauigkeit mit der die Daten übermittelt werden. Transaktionen, die normalerweise mehrere Tage in der Papierversion in Anspruch nehmen, können in wenigen Minuten und völlig papierlos erledigt werden. Der elektronische Datenaustausch liefert genauere Daten. Die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Datenerfassung entfällt.
Darüber hinaus ist die elektronische Datenübertragung inzwischen in vielen Branchen etabliert. Der Einsatz von EDI erhöht die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Einen großen Kunden zu gewinnen, bedeutet oftmals, sich an dem elektronischen Austauschverfahren zu beteiligen. Außerdem gilt die die Nutzung von EDI oft auch als Kriterium bei der Lieferantenauswahl. Somit ermöglicht Ihnen der EDI-Einsatz, neue Lieferanten- und Kundenkontakte zu erschließen.
2. Warum sollte man auf ein Clearing Center setzen?
Die Datenformate sind durchaus komplex, sodass eine effiziente und kostengünstige Umsetzung des Mappings ausschließlich durch Spezialisten die dies täglich tun gemacht werden kann. Weiterhin profitieren etablierte Clearing-Center von Ihrer Erfahrung mit Großkunden und können diese in die Kommunikation mit dem Handelspartner einbringen. Neben dem Mapping ist ja auch der Transport bzw. die Übertragung der Dokumente sicherzustellen. Dafür ist auch eine entsprechende Infrastruktur zu betreiben. Es empfiehlt sich für den Kunden das alles abzugeben. Wir haben uns auf die EDI-Prozess im ERP-System konzentriert.
3. EDIFACT, SWIFT, XML, CSV… – Welche EDI-Formate werden übertragen?
Damit der Datenaustausch reibungslos funktioniert, gibt es sogenannte EDI-Formate, welche als Standard festgelegt wurden. Neben dem bekanntesten und branchenübergreifenden EDI-Format EDIFACT (EDI for Administration, Commerce And Transport) gibt es darüber hinaus zahlreiche weitere Formate wie Textdateien, XML, oder SWIFT. Jede EDIFACT-Nachricht besteht aus einem international einheitlichen und eindeutigen Kürzel.
Weitere gängige Formate
- ORDERS – Bestellung (Auftrag)
- ORDRSP – Auftragsbestätigung
- DESADV – Lieferschein
- INVOIC – Rechnung
- PRICAT – Preisliste
Sollen Daten transformiert werden, so muss die Wandlung einer reinen EDIFACT-Nachricht vor- bzw. nachgelagert über ein Clearing-Center erfolgen.
Für jeden der oben gezeigten Prozesse können unterschiedliche Konfigurationen für unterschiedliche Geschäftspartner angelegt werden.
4. Welche Formate können übertragen werden?
Aufgrund einer zusammengesetzten Entität (Composite-Entität) aus Kopf- und Positionsteil sind XML-Formate der Standard. Fordern Ihre Geschäftspartner andere Formate, müssen die XML-Dateien entweder über ein Clearing-Center konvertiert werden oder es muss im Modul eine spezifische Anpassung zur Wandlung der Dateien im jeweiligen Datenprojekt implementiert werden. Dies kann aber meist mit Bordmitteln geschehen.
5. Wie ist die Sicherheit der übermittelten Daten gewährleistet?
Die Sicherheit der Daten ist abhängig von der Absicherung des Systems, der Dateiablage und des Kommunikationsweges. Eine EDI-Schnittstelle für Dynamics 365/AX unterstützt nur Transportwege, die ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihre Daten ermöglichen. Für Transportwege, die auf der Azure Cloud basieren, bietet Microsoft eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Ihre Anforderungen an die Datensicherheit zu erfüllen.
6. Daten können von vielen Kunden kommen. Wie wird sichergestellt, dass die Daten den richtigen Kunden zugeordnet werden?
EDI-Schnittstellen arbeiten auf Grundlage der Global Location Number (GLN). Eine Globale Lokationsnummer ist wie ein Fingerabdruck und somit für einen Firmenstandort immer eindeutig. Diese Nummern werden bei uns im System den Geschäftspartnern hinterlegt, sodass über diese GLN der entsprechenden Kunde oder Lieferant bei den Importen und Exporten zugeordnet werden kann. Darüber hinaus lassen sich anhand der GLN auch eindeutig abweichenden Lieferadresse und Rechnungsadressen definieren und eindeutig identifizieren.
7. Ist die Verwaltung mehrerer Mandanten möglich?
Da wir wie bereits beschrieben auf Grundlage von Global Location Numbers arbeiten, wird auch die eigene GLN in den Dateien angegeben. Da diese eindeutig ist, wird beim Import der Datei anhand der GLN gesteuert, in welchem Mandanten die Dateien eingesteuert werden.
8. Wie gehe ich mit für das System unbekannten Werten um?
Werte, die von Ihren Geschäftspartnern kommen, und dem eigenen System unbekannt sind müssen erst zugeordnet werden, bevor sie gemappt werden können.
Beispielsweise kann die Einheit für Stück im System Ihres Geschäftspartners als „pcs“ geführt sein. Dadurch kommt in den Daten auch die Einheit „pcs“ an. Da diese in unserem System nicht geführt wird, aber in Daten wie Aufträgen zwingend erforderlich sind, würde es zu Fehlern beim Import kommen. Durch die Wertzuordnung einer EDI-Schnittstelle lassen sich diese Werte geschäftspartnerspezifisch auf die Dynamics 365/AX geführten Daten konvertieren.
9. Wie weit reicht die Automatisierung der einzelnen Prozesse und sind diese individuell konfigurierbar?
Die Automatisierung der Prozesse kann der Nutzer individuell festlegen. Dabei gibt es die Möglichkeit, den Automatisierungsgrad in der Prozesskonfiguration zu definieren. Beim Import von Aufträgen beispielsweise gibt es verschiedenen Stufen der Automatisierung:
- Nur lesen: hier werden die Daten bis in ein Monitoring importiert, in dem die Auftragsdaten gesammelt und gegebenenfalls korrigiert werden können. Die Wertzuordnung und die Anlage des Verkaufsauftrages werden manuell vorgenommen.
- Lesen und anlegen: Die Daten werden in den Monitor importiert. Die Wertzuordnung und die Anlage des Verkaufsauftrages werden automatisch anhand von Stapelverarbeitung (Batchjobs) durchgeführt.
- Lesen, anlegen und buchen: Die Daten werden in den Monitor importiert. Die Wertzuordnung, die Anlage des Verkaufsauftrages und dessen Bestätigungsbuchung werden automatisch anhand der Stapelverarbeitung durchgeführt.
Bei Eingang des Auftrags Ihres Geschäftspartners werden die Daten durch die Prozesskonfiguration angereichert.
Im Stagingbereich der Entität kann der Auftrag dann manuell oder automatisch weiterbearbeitet werden.
Der Auftrag ist augenblicklich, zuverlässig und übereinstimmend als Auftrag in Ihrem System erfasst.
Fazit
Die Automatisierung der Geschäftsprozesse durch den elektronischen Datenaustausch bringt eine Reihe von Vorteilen im täglichen operativen Geschäft mit sich. Durch EDI verschaffen Sie sich Wettbewerbsvorteile und die Möglichkeit, neue Lieferanten und Kunden zu gewinnen. Für alle Fragen rund um EDI und die Implementierung einer Lösung nutzen Sie gerne untenstehendes Kontaktformular.
