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Wie fördert man die Key-User im ERP-Projekt?

Lenkungsausschuss, Solution-Architekt, Projektmanager, Key-User: Viele Rollen und Funktionen sind an der Einführung eines ERP-Projektes beteiligt. Mit dem Trainer und dem Change Assistent kommen in manchen Projekten noch zwei weitere wichtige Funktionen hinzu.

Eine Schlüsselfunktion in jedem ERP-Einführungsprozess haben die Key-User des Kunden.

  • Diese arbeiten eng und über einen sehr langen Zeitraum kontinuierlich mit dem Partner zusammen.
  • Sie kümmern sich in der Einführungsphase zusammen mit dem Partner um alle fachlichen Details und gestalten die jeweiligen Prozesse.
  • Sie müssen nach dem Go-Live Ihre ERP-Module beherrschen und ggfs. andere Mitarbeiter und End-User unterstützen und schulen.

Key-User sind für das Gelingen jedes ERP-Projektes essentiell. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie zusammen mit Ihrem ERP-Partner Ihre Key-User optimal fördern und welche Mitarbeiter Sie für diese Aufgabe auswählen sollten.

Überblick: Welche Rollen wirken an einem ERP-Projekt mit

Bevor wir uns den Key-Usern zuwenden, zuerst ein kleiner Überblick über alle Rollen, die typischerweise an einem ERP-Projekt beteiligt sind.

Lenkungsausschuss:
Hier sitzen die Geschäftsführer von Kunde und Partner, geben die Richtung des Projektes vor und treffen die Entscheidungen.

Projektmanager:
Der Projektmanager ist für die Planung des Projektes zuständig. Er setzt Agenda und Inhalte, koordiniert Teams und Mitarbeiter, achtet auf Zeitvorgaben und die Einhaltung des Budgets.

Solution Architekt
Der Solution Architekt ist die fachliche und technische Aufsicht. Er überprüft die erarbeiteten Prozesse der unterschiedlichen Abteilungen und schaut, ob sich diese am Ende in die AX / 365 Gesamtstruktur integrieren lassen.

Key-User:
Für jeden Fachbereich, sprich für jedes Modul, das Sie in AX / 365 einsetzen, benötigen Sie einen oder mehrere Key-User.

Die gängigsten Module in Microsoft Dynamics AX / 365 sind z.B.:

  • Einkauf
  • Verkauf
  • Lager
  • Produktion
  • Projektabwicklung
  • Finanzbuchhaltung inkl. Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung
  • Personal

 

In der Regel werden pro Modul zwischen einem und drei Mitarbeiter als Key-User ausgebildet. Dabei kommt es in der Praxis durchaus vor, dass Key-User von einem der eingesetzten Module gleichzeitig Key-User eines zweiten oder dritten Moduls sind. Einkauf und Lager beispielsweise werden häufig kombiniert. Letztlich hängt dies von der Organisation des Unternehmens ab.

Im Laufe der ERP-Einführung und der intensiven Zusammenarbeit mit dem Partner bekommen Key-User einen umfassenden und tiefgreifenden Überblick über alle Funktionen des entsprechenden Moduls.

End-User
End-User sind alle Mitarbeiter, die nach dem Go-Live mit dem neuen System arbeiten. Anders wie bei den Key-Usern genügt hier meist ein kleiner Ausschnitt innerhalb des gesamten Systems wie z.B. Pflege der Stammdaten, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen.

Change Assistent oder Change Manager
ERP-Projekte sind Change-Projekte. Mitarbeiter müssen überzeugt und an neue Prozesse gewöhnt werden. Dies ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Für das Vorbereiten der Mitarbeiter auf diese Veränderung gibt es in manchen Unternehmen spezielle Mitarbeiter mit dieser Funktion. Ohne Change Assistent übernehmen meist die Key-User oder die Berater des ERP-Partners diesen Part. Leider wird dies Rolle noch zu selten wirklich berücksichtigt.

Trainer
Trainer sind didaktisch erfahrene Mitarbeiter, die die Schulung und Weiterbildung der End-User übernehmen. In der Praxis übernehmen auch diesen Part oftmals die Key-User oder die Berater des ERP-Partners.

 

Förderung der Key-User durch den Kunden und Partner

Eigenschaften, die ein Key-User mitbringen sollte:

Wählen Sie die Besten: Aus unserer Erfahrung führt das zu einem geringeren Aufwand und noch viel wichtiger, zu einer besseren Lösung, die Sie über viele Jahre mit vielen Mitarbeitern nutzen.

Im Folgenden haben wir ein paar Eigenschaften zusammengestellt, die Ihre Key-User im Besten Fall mitbringen:

  • Gute EDV-Kenntnisse: Technisches Grundverständnis und Erfahrung vor allem mit dem gängigsten Microsoft Programmen (Word, Excel, Outlook, Skype) sind unerlässlich.
  • Sicherheit in den eigenen Prozessen: Der Key-User sollte alle Abläufe und Geschäftsprozesse der Abteilung gut kennen.
  • Diplomatisches Geschick: Konsensfähigkeit, aber auch Entscheidungskompetenz sind wünschenswerte Eigenschaften, ebenso eine gute Reputation und Vernetzung im Unternehmen.
  • Visionsfähigkeit: Key-User gestalten Veränderung und sollten hier den entsprechenden Mut sowie eine positive Grundeinstellung haben.
  • Fähigkeit zu abstrahieren: Wichtig vor allem im Findungsprozess, wenn alle Prozesse noch anhand eines Demo-Systems durchgespielt werden.
  • Didaktisches Talent: Die Fähigkeit Wissen verständlich zu vermitteln ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Key-User die Schulungen der End-User übernimmt. Um die Key-User zu entlasten, übernehmen in manchen Unternehmen Trainer diese Aufgabe.

Optimale Key-User, auf die viele dieser Eigenschaften zutreffen, sind Abteilungsleiter oder ihre Stellvertreter. Verfallen Sie bitte nicht der Versuchung denjenigen zum Key-User zu machen, den Sie im operativen Tagesgeschäft am schnellsten ersetzen können.

 

5 Rahmenbedingungen, die das Unternehmen für die Key-User schafft

Diese Rahmenbedingungen können Sie in House umsetzen. So schaffen Sie es, dass sich Ihre Key-User mit ganzer Kraft und voller Motivation dem ERP-Projekt widmen.

  • Projektbezogene Überstunden-Regelung: ERP-Projekte sind in der Umsetzung sehr zeitintensiv. Auch für Führungskräfte sollte deshalb im Vorfeld eines ERP-Projektes eine Überstundenregelung mit eventuellen Kompensationen geschaffen werden. Diese kann auch projektbezogen sein und nur die Überstunden betreffen, die durch das ERP-Projekt anfallen.
  • Interne Priorisierung des Projektes: Key-User sollten während eines ERP-Projektes kein anderes großes Projekt nebenbei managen.
  • Key-User entlasten: Während eines ERP-Projekts bleibt Key-Usern oftmals kaum Zeit für das operative Tagesgeschäft. Aber auch im Projekt selbst können Key-User entlastet werden, z.B. durch das Schaffen der Rollen des Trainers und des Change Assistenten. Bei mehreren Key-Usern pro Modul bietet es sich oftmals auch an, die Verantwortungsbereiche aufzuteilen. Oder aber man kompensiert die Key-User im operativen Geschäft!
  • Vorbildfunktion bewusst sein: Ohne bedingungslose Unterstützung der Geschäftsführung kann ein ERP-Projekt nicht erfolgreich sein. Stichwort: Management Attention
  • Bonusregelung und Prestige: Bonusregelungen können motivieren, ebenso wie das Wissen um einen weiteren Vorteil: Denn mit der erfolgreichen Einführung eines ERP-Projektes steigt unserer Erfahrung nach das Prestige der Key-User im eigenen Unternehmen enorm an.

 

5 Rahmenbedingungen, die Sie zusammen mit dem Partner umsetzen

Bei der Umsetzung dieser Bedingungen nehmen Sie Ihren Partner in die Pflicht. Dieser hat hier in zahlreichen Projekten viel Erfahrung gesammelt und hilft Ihnen bei der optimalen Projektkommunikation, bei der Mitarbeitermotivation und ERP-relevanten Weiterbildungen aller Art gerne weiter. 

Ein Überblick der wichtigsten Punkte, die Sie gemeinsam angehen sollten:

  • Ein guter Start: Mit einem ordentlichen Kick-Off Termin bereiten Sie alle Mitarbeiter und am Projekt beteiligte optimal auf die nun kommende Herausforderung der nächsten Monate vor. Es ist auch eine gute Möglichkeit für die Key-User, die Berater des Partners persönlich kennenzulernen – vor der nun folgenden intensiven Zusammenarbeit.
  • Kontinuierliche Projektkommunikation: Es kann nie genug informiert werden. Durch regelmäßige Informationen der Geschäftsleitung – z.B. über Projektnewsletter – bleiben alle Mitarbeiter, aber auch die Key-User stets über über den Status des gesamten Projektes informiert. Darüber hinaus ist das regelmäßige Kommunizieren von erreichten Meilensteinen auch eine Wertschätzung der Arbeit der Key-User.
  • Gutes Projektmarketing: Schaffen Sie Voraussetzungen, dass sich Ihre Key-User mit dem Projekt identifizieren. Name und Logo für das ERP-Projekt kommen stets sehr gut an.
  • Kontinuierliche Mitarbeitermotivation: ERP-Projekte sind Change-Projekte. Und die Sorge vor Veränderung liegt in der Natur des Menschen. Bereiten Sie vor allem Ihre Key-User hierauf vor und nehmen Sie Ihre Bedenken ernst. Bereiten Sie Ihre Key-User auch auf den Hype-Zyklus vor. Bei ERP-Projekten sind die hier beschriebenen Phasen immer wieder zu beobachten.
  • Schulungen und Weiterbildungen: Stellen Sie von Anfang an klar, dass Sie Ihre Mitarbeiter bei den neuen Herausforderungen nicht alleine lassen werden und Schulungen soweit nötig anbieten.

 

Fazit

Viele Rollen sind an einem ERP-Projekt beteiligt. Die Auswahl und Zusammenstellung an Mitarbeitern und Teams ist dabei entscheidend und sollte ganz bewusst erfolgen – vor allem bei Ihren Key-Usern. Ihre Impulse, Ideen und Motivation ist für ein gutes Gelingen Ihres ERP-Projektes entscheidend.

Berücksichtigen Sie und Ihr ERP-Partner die vorgestellten Rahmenbedingungen, haben Sie mit den Key-Usern die wichtigsten Multiplikatoren in Ihrem ERP-Projekt zuverlässig im Boot.

Weitere Tipps und Tricks rund um die erfolgreiche Umsetzung von ERP-Projekten finden Sie auch in unserer ERP-Klartext-Serie: https://www.inway.de/inway-systems-blog/posts/erp-projekte-starten-und-erfolgreich-umsetzen-teil-1-veraenderung-erkennen-und-gestalten/

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