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Cloudbasiertes ERP-System – Vorteile Vs. Vorurteile

  • Wo sind meine Daten?
  • Wie sicher sind diese?
  • Und wie werden sie vor unerlaubtem Zugriff geschützt?


Dies sind die drei häufigsten Einwände die Unternehmen äußern, wenn Sie von einem cloudbasierten ERP-System hören, oder den Umzug Ihres ERP-Systems in die Cloud diskutieren.

Doch stimmen diese Bedenken?

Am Beispiel des cloudbasierten ERP-System Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations wollen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag zeigen, bei welchen Argumenten es sich um unbegründete Sorgen und Vorurteile handelt. Ebenso zeigen wir Ihnen, welche wahren Vorteile ein ERP-Lösung aus der Cloud mit sich bringt.

Vorurteile: Wie sicher sind cloudbasierte ERP-Systeme?

Sicherheits-Standard PA-DSS

Das cloudbasierte ERP-System Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations ist nach dem aktuellsten Sicherheits-Standard PA-DSS 3.1 zertifiziert. Das heißt, dass die gesamte Kommunikation zwischen den Komponenten nach weltweit gültigen und strengen Sicherheitsrichtlinien erfolgt. Die effiziente Verschlüsselung der Daten ist ein zentrales Kriterium dieses Standards. Zugriff auf Ihre Daten haben nur diejenigen, denen Sie einen Zugang einrichten.

Datenschutz nach deutschem Standard

Mit Frankfurt am Main und Magdeburg betreibt Microsoft zwei moderne Rechenzentren auf deutschem Boden. Sämtliche Daten deutscher Kunden werden auf Wunsch nur hier gespeichert und unterliegen damit einzig und allein der deutschen Rechtsordnung. Kontrolliert wird der Datenschutz von T-Systems International, der Tochter der Deutschen Telekom, die als Datentreuhänder fungiert. Ausländische Behörden – und selbst Microsoft – haben keinerlei Zugriff auf alle in deutschen Rechenzentren anfallende Daten.

Datenverlust durch Ausfall des Rechenzentrums?

Diese Sorge ist unbegründet: Microsoft hat die gesamte Produktionsumgebung von Dynamics 365 for Finance and Operations mit dem Notfall-Wiederherstellungsdienst Azure Disaster Recovery abgesichert. Alle Daten werden von Anfang an so gesichert, dass diese in einem Notfall innerhalb von 5 Sekunden wieder herzustellen sind.

Fällt also ein Rechenzentrum kurzzeitig aus, dann wird sofort auf ein anderes deutsches Rechenzentrum umgestellt – und Sie beziehen sämtliche Cloud-Dienste dann mit der gleichen Performance von dort. Dabei gilt: Daten werden nicht außerhalb des geografischen Standorts kopiert oder verschoben. Egal was also passiert, für Sie und Ihre Daten gilt immer deutsches Recht und der deutsche Datenschutz.

Mehr zu den Sicherheitsrichtlinien von Microsoft und dem Notfall-Wiederherstellungsdienst finden Sie auch direkt bei Microsoft:

Vorteile: Diese Chancen bietet ein Umzug in die Cloud

Geringe Anschaffungskosten

Softwarelizenzen und ERP-Implementierung: Dies ist nur ein Kostenfaktor, den die Anschaffung eines ERP-Systems mit sich bringt. Was noch hinzu kommt:

  • Sie benötigen eine geeignete IT-Infrastruktur (siehe unten).
  • Sie müssen eine IT-Abteilung im Unternehmen haben, welche Ihre IT-Infrastruktur wartet und kontinuierlich pflegt.

 

Je nachdem, was in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden ist, verbergen sich hinter der IT-Infrastruktur mitunter:

  • neue Server
  • (ein größerer) Serverraum
  • Serverracks
  • Netzwerk
  • Betriebssysteme
  • Speicherkosten (Storage)
  • Energiekosten


Vor allem bei Neuanschaffungen schlägt dies schnell zu Buche und wird richtig teuer.

Die Infrastruktur-Kosten für ein cloudbasiertes ERP-System hingegen werden monatlich abgerechnet. Dabei zahlen Sie Microsoft nur das, was Sie tatsächlich benötigen. Ist der Bedarf in bestimmten Monaten geringer (z.B. rund um die Sommerferien), zahlen Sie in diesen Monaten weniger. Nicht zu vergessen: Sie ersparen sich die kompletten Anschaffungskosten.

Ein IT-Mitarbeiter genügt

Ein weiterer entscheidender Vorteil einer cloudbasierten ERP-Lösung ist die Skalierbarkeit Ihrer IT-Infrastruktur. Wächst Ihr Unternehmen, bekommen Sie ohne Aufwand (und wenig Manpower) einfach mehr Rechenleistung dazu. Auch die Notwendigkeit alte Hardware gegen neue auszutauschen entfällt, da Microsoft in seinen Rechenzentren alle Komponenten für Sie auf dem aktuellen Stand hält. 

Das Beste daran ist aber: Alle Wartungsarbeit übernimmt Microsoft. Sie müssen keine IT-Abteilung bereithalten, um Ihre IT-Infrastruktur zu pflegen, oder sich um Updates Ihres cloudbasierten ERP-Systems zu kümmern. Ein IT-Mitarbeiter genügt. In der Cloud bleibt Ihr ERP-System so immer auf dem neuesten Stand. Teure Upgrade-Projekte stehen erst gar nicht erst an.

Warum es für Unternehmen generell sehr wichtig ist, das ERP-System stets auf dem aktuellen Stand zu halten, lesen Sie in diesem Blogbeitrag: 8 Gründe, warum Sie Ihr ERP-System aktuell halten sollten.

Sicherheitsstandards werden besser eingehalten

Ob das Überwachen der Raumtemperatur, Schutz vor Überspannung sämtlicher Hardwarekomponenten, technische Schäden, Feuer, CO2-Bildung oder Einbruch: Es liegt auf der Hand, das Microsoft in der Lage ist, seine Serverräume in großen, modernen Rechenzentren besser zu schützen wie kleinere- und mittelständische Unternehmen dies könnten. Dies gilt auch für die IT-Sicherheit. Sämtliche Sicherheits-, Service- und Qualitätsstandards, die für Microsofts eigene Rechenzentren in Redmond gelten, werden weltweit angewandt. Und wie eingangs erwähnt: Da sich diese Rechenzentren in Deutschland befinden gilt in puncto Datenschutz deutsches Recht.

Plattformunabhängig

Mit einen ERP-System aus der Cloud sind Sie und alle Mitarbeiter beim Arbeiten mit dem ERP-System sehr flexibel. In Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations sind alle Anwendungen Browser-basiert. Um das System zu nutzen, benötigen Sie lediglich eine Internetverbindung und einen der gängigen Webbrowser (am Besten in der aktuellen Version). 

Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Browser auf einem Windows PC einem MAC-Computer, einem Android- oder IOS-Gerät installiert ist.

Neue Einsatzmöglichkeiten:

Mit dem Umzug Ihres ERP-Systems in die Cloud eröffnen sich für Sie und Ihre Mitarbeiter ganz neue Einsatzmöglichkeiten – und die Unabhängigkeit von der Plattform erleichtert die tägliche Arbeit enorm.

Ein paar Beispiele:

  • Lagermitarbeiter können per Tablet und Webbrowser arbeiten und hierüber einfach und bequem auf Ihre Dashboards zugreifen.
  • Außendienst-Mitarbeiter oder Ihr Vertrieb hat von überall Zugriff auf alle relevanten Daten, unkompliziert und einfach.
  • Auch ohne Remote-Verbindung können Mitarbeiter im Homeoffice auf sämtliche Funktionen des ERP-Systems zugreifen.

 

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations

Handelte es sich bei Microsoft Dynamics AX noch um eine klassische Client-Server Applikation, so vollzog Microsoft mit Dynamics 365 for Finance and Operations 2016 erfolgreich den Schritt in die Cloud. Dabei ist das ERP-System selbst nur ein Baustein der umfassenden Lösung Microsoft Dynamics 365. Diese vereint ERP und CRM mit Business-Intelligence, einer Plattform für übergreifende und cloudbasierte Anwendungen und Business Apps.

Als Cloud-Lösung konzipiert, lässt sich Microsoft Dynamics 365 aber auch On-Premise betreiben. Selbst Hybridlösungen sind möglich. So können Sie beispielsweise Ihr ERP-System auf den eigenen Servern behalten – bei anderen Diensten aber alle Vorteile einer Cloud-Lösung ausschöpfen.

Mehr zu Microsoft Dynamics 365 finden Sie auf unserer Homepage unter Was ist Microsoft Dynamics 365?

Von digitalem Fortschritt profitieren

Getreu dem Motto „Mobile first, cloud first“ finden Neuerungen und digitaler Fortschritt bei Microsoft immer zuerst in der Cloud statt. Alle Clouddienste laufen über die Plattform Microsoft Azure. In Kombination mit den Möglichkeiten, die Ihnen die Microsoft Cloud bietet potenzieren sich so die Vorteile Ihres cloudbasierten ERP-Systems.

Ein paar Beispiele:

  • Über die Microsoft AppSource haben Sie eine große Auswahl an Add-Ons und Programmen Dritter für Ihr cloudbasiertes ERP-System – sowie für die gesamte Dynamics 365 Welt. Hier finden Sie auch viele Speziallösungen, wie hilfreiche Apps für bestimmte Branchen oder länderspezifische Lösungen.
  • Mit Hilfe der Integrationsplattform Microsoft Flow können Sie schnell und ohne großen Aufwand Ihre Prozesse beschleunigen und automatisierte Workflows einrichten – und das über alle Programme hinweg.
  • Microsofts künstliche Intelligenz Cortana liefert hochwertige Analysen.
  • Mit Power BI erstellen Sie einfach und schnell Reports, die direkt mit Dynamics 365 verzahnt sind.

 

Fazit:

Ob geringe Anschaffungs- und Unterhaltungskosten, bestmögliche Sicherheitsstandards oder neue Einsatzmöglichkeiten: Eine ERP-Lösung aus der Cloud bietet viele Vorteile. Vor allem Unternehmen, denen die erforderliche IT-Infrastruktur noch fehlt, haben so überhaupt erst die Möglichkeit, ein modernes ERP-System einzuführen – und damit die Grundlage für nachhaltiges Wachstum zu schaffen.

Zentrales Kriterium für cloudbasiertes Arbeiten ist natürlich eine stabile und schnelle Internetverbindung. Zwar „benötigt“ das cloudbasierte Arbeiten mit Ihrem ERP-System nur einen geringen Teil Ihrer Bandbreite, dennoch sollten Sie hier nicht zu knapp kalkulieren. Auch ein zweiter Vertrag mit einem anderen Internet-Provider (als Fallback-Lösung) ist in diesem Zusammenhang durchaus sinnvoll. Vor diesem Hintergrund sollten vor allem deutsche Unternehmen in ländlichen Regionen diesen Schritt gut prüfen.

Passen Internetanbindung und Datenrate, steht dem Einstieg in die Cloud – und die damit aufgezeigten Vorteile – jedenfalls nichts im Wege.

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