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8 Gründe, warum Sie Ihr ERP-System aktuell halten sollten

Meistens passiert es mehrmals im Jahr. Die einen werden sehnsüchtig erwartet, die anderen kommen spontan, unangekündigt und werden einfach ignoriert: Die Rede ist von Patches, Service-Releases und Versionssprüngen, die Ihr ERP-System auf den aktuellen Stand bringen. Das Einspielen dieser Updates ist immer sinnvoll, denn sie verbessern die Performance Ihres ERP-Systems, beheben Fehler und bringen häufig auch dringend benötigte Zusatzfunktionen. In der Praxis werden die Updates für Ihr ERP-System leider oftmals vernachlässigt.

Doch egal ob herbeigesehnt oder nicht: Sie sollten grundsätzlich versuchen, Ihr ERP-System auf den neuesten Stand zu bringen. In diesem Blogbeitrag nennen wir Ihnen 8 gute Gründe, warum ein aktuelles ERP-System wichtig für Sie und Ihr Unternehmen ist.

 

Patches, Service-Releases und Versionssprünge

Patches sind die häufigste Form der Updates. Bei Patches handelt es sich um Lösungen von Problemen, die ein Unternehmen direkt an den Hersteller meldet – meist im Rahmen des Supportvertrages. Sobald die Lösung vorliegt, werden vom Hersteller Patches (oder auch Bugfixes) zur Verfügung gestellt.

Service-Releases kommen im Schnitt ein bis zwei Mal pro Jahr. Hier werden unterschiedliche Patches und kleinere Updates zu einem Paket geschnürt.

Versionssprünge (neue Releases) gibt es bei ERP-Systemen im Schnitt alle 3 bis 4 Jahre. Diese gehen meist einher mit neuen Funktionen, besserer Performance und oftmals auch einer verbesserten Nutzeroberfläche.

Beispiel Microsoft
Mit Releases alle 3 bis 4 Jahre liegt auch Microsoft hier im Schnitt. Ein kleiner Überblick:

 

8 Gründe, warum Sie Ihr ERP-System stets auf den aktuellen Stand bringen sollten

1. Je länger Sie warten, desto schwerer wird es

Theoretisch können Sie mit Ihrem einmal implementierten ERP-System Jahre ohne Updates arbeiten. Spätestens wenn der Support ausläuft, oder Ihr ERP-System nicht mehr richtig mit anderen Komponenten Ihrer IT-Infrastruktur funktioniert, ist ein Update fällig. Doch dann ist das gesamte Wissen aus der Phase der Erstimplementierung, sowie das Wissen um Test-Szenarien längst weg – vergessen, oder nicht mehr im Unternehmen. Aus einem mitunter einfachen Patch, oder notwendigen Update auf eine neue Version wird dann ein teures und zeitintensives ERP-Projekt.

2. Der Support für ERP-Systeme und andere Komponenten kann auslaufen

So gut wie alle Software-Komponenten haben ein „Verfallsdatum“. Alles wird irgendwann nicht mehr vom Hersteller unterstützt. In diesem Fall werden Ihnen keine Patches bei aufkommenden Problemen mehr zur Verfügung gestellt – und das Risiko steigt, dass Sicherheitslücken nicht mehr geschlossen werden. Um nicht in diese Situation zu gelangen, sollten Sie Ihr ERP-System kontinuierlich aktuell halten.

Beispiel Microsoft:
Überblick über den Support folgender ERP-Systeme bei Microsoft:

  • AX 2009: endet im April 2018
  • AX 2012 R1 & R2: endet im Oktober 2018
  • AX 2012 R3: endet im Oktober 2021
  • Microsoft Dynamics 365: als unbegrenzt lebendes ERP-System mit vollautomatischen Updates geplant

Wie Sie an diesem Beispiel sehen: Mit dem Einspielen eines höheren Service Releases (von AX 2012 R1 / R2 auf AX 2012 R3) verschieben Sie das „End of Support“-Datum um drei Jahre.

3. Ihr ERP-System muss innerhalb der Wartungszyklen vieler Anbieter funktionieren

Jeder Client, jeder PC, jeder Server (Webserver, Workflowserver etc.): Jede Komponente Ihrer Systemlandschaft hat ein Betriebssystem, das in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden muss.

Das gleiche gilt auch für:

  • Ihre Datenbanken
  • Virenscanner
  • Anbindungen (z.B. an Ihr E-Mail-System)
  • sonstige Applikationen

Auch hier gibt es regelmäßige Patches, Updates und Service-Releases. Und auch Ihre Hardware muss von Zeit zu Zeit ausgetauscht und erneuert werden. Neue Geräte haben oftmals verbesserte Performance und benötigen deshalb ein aktuelles Betriebssystem.

Ob Festplattenwechsel, Servertausch oder ein neues Betriebssystem: All diese Updates ereignen sich meist zu völlig unterschiedlichen Zeitpunkten. Damit Ihre ERP-Software nicht zurückbleibt und reibungslos mit dem Rest Ihrer Hard- und Software harmoniert, sollten Sie regelmäßig alle ERP-Updates umsetzen.

Ein Beispiel:
Sie möchten die PCs in Ihrem Unternehmen alle auf Windows 10 umstellen? Dann Vorsicht, denn ERP-Systeme, die seit 4 bzw. 5 Jahren nicht mehr aktualisiert wurden, werden in dieser Kombination möglicherweise nicht mehr richtig funktionieren. Welches ERP-System Sie mit welchen Betriebssystemen kombinieren können (um nur mal ein einfaches Szenario anzusprechen), entnehmen Sie der so genannten Supportmatrix.

4. Kontinuierliches Profitieren von Patches

Patches beheben Fehler, von denen Sie selbst betroffen sind. Somit gibt es für Sie über deren Nutzen in diesem Fall keinen Zweifel, denn Sie verbessern mit Hilfe von Patches Ihre eigenen Prozesse. Beim Auftreten eines Problems analysieren Sie (ggfs. zusammen mit Ihrem Implementierungspartner) den Sachverhalt und erhalten Support und eine Lösung (Bugfix) von Ihrem ERP-Hersteller.

Ein Beispiel:
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie in Ihrem ERP-System keine Kunden anlegen, da ein relevantes Feld für die Eingabe gesperrt ist. Damit sich jetzt kein Work-Around am System vorbei etabliert (die Sonderfälle werden z.B. in Excel gepflegt), bekommen Sie vom ERP-Hersteller ein Patch und das Problem ist behoben.

5. Kontinuierliches Verbessern Ihres ERP-Systems

Regelmäßiges Aktualisieren bedeutet kontinuierliche Verbesserung in kleinen Schritten. Wie eingangs erwähnt: In Service-Releases vereinen Hersteller alle bekannten Patches. Auch wenn Ihnen bestimmte Fehler selbst noch gar nicht aufgefallen sind – durch Service-Releases werden diese behoben. Darüber hinaus bringt das kontinuierliche Aktualisieren oftmals auch eine Steigerung der Performance. Für Abfragen großer Datenmengen liefert ein Service-Release beispielsweise einen neuen Algorithmus und alle künftigen Auswertungen Ihrer Analysen gelingen ab dann schneller.

6. Ein ERP-System ist eine langfristige Investition

Der Zeithorizont bei der Einführung eines ERP-Systems liegt zwischen 10 und 15 Jahren. So lange sind die Systeme im Einsatz. Ein ERP-System ist somit eine Ihrer langfristigsten Investitionen – wesentlich länger als die Hardware und Software, die Sie parallel einführen oder bereits erfolgreich betreiben. Und ein Blick auf die vergangenen 15 Jahre zeigt: In puncto Technik, Performance und Möglichkeiten tut sich hier extrem viel – rasend schnell. Alleine unter diesem Aspekt betrachtet ist ein regelmäßiges Update Pflicht.

Aber auch wenn Sie die technische Entwicklung außer Acht lassen, in 15 Jahren:

  • wachsen erfolgreiche Unternehmen um ein Vielfaches
  • entwickeln sich neue Geschäftsfelder
  • stehen Zukäufe ggfs. Aufkäufe an
  • werden neue Prozesse eingeführt, weiterentwickelt und verschlankt
  • entstehen neue Kunden -und Lieferantenbeziehungen (und erfordern neue Schnittstellen)
  • müssen neue Vernetzungen oder „Entnetzungen“ mit Partnern im ERP-System abgedeckt werden

Was auch immer Sie vorhaben: Ihr ERP-System muss mit Ihren Anforderungen Schritt halten. Und hierfür müssen Sie Ihr ERP-System auf dem aktuellen Stand halten.

7. Gesetzliche Anforderungen

Auch neue Gesetzte machen es manchmal zwingend notwendig, Anpassungen in Ihrer ERP-Software durchzuführen. Dies waren in der Vergangenheit bzw. könnten auch in Zukunft sein:

  • Einführung BIC, IBAN
  • geänderte Mehrwertsteuersätze
  • neue Regeln in der Steuergesetzgebung
  • neue Umsatzsteuergesetze der EU

Ferner zwingen Sie die GDPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Ihre Daten nach bestimmten Regeln und gesetzlichen Vorgaben bereitzustellen. Und auch die GoB (Grundsätze ordentlicher Buchführung) sollten in Ihrem ERP-System abgebildet und aktuell sein – sonst drohen Nachfragen beim Steuerprüfer.

Auch diese Grundsätze können sich verändern – und sollten dann in Ihrem ERP-System stets in der gerade aktuellen Version abgebildet werden. Bedenken Sie: Auch die gesetzlichen Anforderungen in anderen Ländern, in denen Sie vertreten sind, können sich natürlich jederzeit verändern.

Stichwort Brexit: Was sich wirklich in der Praxis durch den Austritt Großbritanniens aus der EU ergibt, kann heute niemand vorhersehen. Wenn Sie auch in Zukunft Geschäfte mit dem Vereinigten Königreich machen wollen, werden hier neue Funktionen notwendig, die heute von Ihrem ERP-System noch gar nicht abgebildet sein können.

8. Immer mehr Bedrohungen werden bekannt

Waren diese im 20 Jahrhundert noch selten, so liest und hört man heute beinahe täglich davon: Ransomware, Angriffe mit Viren, Trojanern oder sonstiger Schadsoftware.

Diese Bedrohungen werden leider immer aggressiver und nehmen zu. Der effektive Schutz vor Schadsoftware – durch das Umsetzen sämtlicher Updates und Patches – ist heute mehr denn je Pflicht einer jeden IT-Abteilung.

Virenscanner, alle Clients, alle Betriebssysteme, aber eben auch die ERP-Software sollte deshalb von jedem Unternehmen kontinuierlich auf dem aktuellen Stand gehalten werden. So verringern Sie die Chance, dass Hacker mit ihren Angriffen Schaden anrichten enorm, denn Sie schließen Sicherheitslücken sofort.

So gelingt es Ihnen, Ihr ERP-System kontinuierlich auf dem aktuellen Stand zu halten

  • Das eigene ERP-System kontinuierlich erweitern und verbessern
  • Die Vorteile aller Patches, Service-Releases und Performance-Steigerungen nutzen
  • Gesetzliche Rahmenbedingungen zuverlässig einhalten
  • Den reibungslosen Datenaustausch zwischen ERP-System und restlicher IT-Landschaft sicherstellen

Bleibt noch die Frage, wie es Firmen am besten gelingt, ihr ERP-System kontinuierlich auf den neuesten Stand zu bringen und aktuell und sicher zu halten.

Die Antwort: Durch den regelmäßigen Einsatz und das Nutzen eines ERP-Testsystems. Hier werden sämtliche Eingriffe am Produktivsystem auf „Risiken und Nebenwirkungen“ simuliert – und Patches, Service-Releases und Versionssprünge sind Eingriffe. Nach den Tests können Sie alle Updates ohne Risiko ins Produktivsystem einspielen.

Was genau ein ERP-Testsystem ist, was es vom ERP-Produktiv-System unterscheidet und welche weiteren Vorteile sich aus dem regelmäßigen Einsatz eines Testsystems für Sie ergeben, lesen Sie in unserem Blogbeitrag: Was ist ein ERP-Testsystem und warum sollten Sie es nutzen.

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