Pricing & Licensing von Microsoft Dynamics 365
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Wie viel kosten das ERP- und CRM-System von Microsoft?
Welche Lizenzen gibt es und welche Möglichkeiten habe ich?
Basis- und Zusatzlizenz, unterschiedliche Usertypen, unterschiedliche Abo-Laufzeiten und diverse Regeln und Ausnahmen bei der Lizenzierung: Wer sich mit dem derLizenzierung der einzelnen Applikationen und Business Lösungen von Microsoft Dynamics 365 beschäftigt, stellt schnell fest, dass es zu diesem Thema viel zu erfahren gibt. Je mehr Arbeitsbereiche und Lösungen Sie lizenzieren möchten, desto mehr Regeln müssen Sie beachten. Richtig angewandt, können Sie viel Geld bei den Lizenzkosten einsparen und Synergien nutzen. Es lohnt sich also, sich mit dem Pricing & Licensing von Microsoft Dynamics 365 zu befassen.
In diesem Blogbeitrag möchten wir das Pricing und Licensing von Microsoft Dynamics 365 umfassend und verständlich darstellen. Wir richten uns explizit an alle, die noch keinerlei „Vorwissen“ zu diesem Themen haben. Die Preise, die Sie in diesem Blogbeitrag finden wurden zuletzt am
31. Mai 2023
geprüft und aktualisiert. Preisanpassungen, wie z. B. Reaktionen auf einen sich ändernden Euro-Dollar-Wechselkurs (wie Microsoft diese halbjährlich angekündigt hat) werden wir zeitnah berücksichtigen.
In diesem Blogbeitrag erhalten Sie einen Überblick über:
- Die unterschiedlichen Arbeitsbereiche von Dynamics 365
- Die unterschiedlichen Preise von Dynamics 365
- Basis- und Zusatzlizenzen: Kern des Lizenzmodells und die wichtigsten Regeln dazu
- Die wichtigsten User-Typen und was sie kosten
- Die Dauer des Abos
- Sales, Marketing und Business Central: Die Ausnahmen im Lizenzmodell
Gerne können Sie Ihre Lektüre auch an jedem der genannten Punkte starten.
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1. UNTERSCHIEDLICHE ARBEITSBEREICHE in DYNAMICS 365
Um einen Arbeitsbereich der Dynamics 365 Plattform zu nutzen, benötigen Sie für diesen eine Lizenz. Benötigen Sie für einen Nutzer nur einen einzigen Arbeitsbereich, ist die Frage der Lizenzierung meist sehr einfach: Sie benötigen eine Basislizenz des gewünschten Arbeitsbereichs.
Da die Arbeitsbereiche in puncto Lizenzierung sehr eng miteinander verzahnt sind, ergeben sich aber preisliche Vorteile, wenn Sie für einen Nutzer mehrere Arbeitsbereiche lizenzieren.
Bevor wir hier in die Tiefe gehen, an dieser Stelle erst einmal ein Überblick der wichtigsten Arbeitsbereiche, die Ihnen bei Dynamics 365 zur Verfügung stehen.
Arbeitsbereiche Customer Engagement (CRM-Anwendungen)
Arbeitsbereiche Unified Operations (ERP-Anwendungen)
Sternchentext:
*Bei der folgenden Betrachtung klammern wir die Arbeitsbereiche Marketing und Business Central erst einmal aus. Der Grund: Diese Arbeitsbereiche haben ein individuelles Preis- und Lizenzmodell, auf das wir am Ende des Beitrages kurz eingehen. Auch Sales ist teilweise eine Ausnahme, wird aber in die kommenden Übersichten aufgenommen, da sich diese Ausnahme nur auf Sales Premium bezieht.
2. DIE UNTERSCHIEDLICHEN PREISE VON DYNAMICS 365
Jetzt, da Sie die wichtigsten Arbeitsbereiche kennen, zeigen wir Ihnen, was diese kosten. Die hier angezeigten Preise gelten
- Pro Nutzer
- Pro Monat
- Für eine Vollversion mit allen Rechten (auch günstigere Usertypen und Lizenzen mit eingeschränkten Funktionen sind möglich, aber dazu mehr in Punkt 4)
Voraussetzung: Sie haben für den Nutzer mindestens ein Jahresabo (dazu mehr in Punkt 5)
Wie Sie sehen, gibt es für beinahe jede Anwendung (Ausnahme Sales Premium) zwei Lizenzen – eine Basis- und eine Zusatzlizenz, die sich erheblich im Preis unterscheiden. Doch beides sind die exakt identischen Vollversionen. Was es genau mit Basis- und Zusatzlizenz auf sich hat, beschreiben wir in nächsten Abschnitt. Hier geht es zum Kern des Preis- und Lizenzmodells von Microsoft.
3. Basis- und Zusatzlizenzen bei Dynamics 365
Der Kern des Lizenzmodells und die wichtigsten Regeln dazu
Mit der Basislizenz (Base Licence) und der Zusatzlizenz (Attach Licence) kommen wir zu einem zentralen Kern im Preis- und Lizenzmodell von Microsoft.
Diese Unterscheidung ist immer dann wichtig, wenn Sie für einen Nutzer wenigstens 2 der in Punkt 1 vorgestellten Arbeitsbereiche lizenzieren wie zum Beispiel Finance UND Supply Chain Management – oder auch Finance UND Sales.
Dann gibt es einige Regeln, die Sie bei der Zusammenstellung von Basis- und Zusatzlizenz berücksichtigen müssen.
3.1 BASIS- UND ZUSATZLIZENZEN: DIE REGELN IM ÜBERBLICK:
- Nutzer, die nur einen Arbeitsbereich benötigen, benötigen hierfür nur eine Lizenz. Dies ist immer die teurere Basislizenz.
- Nutzer, die mehrere Arbeitsbereiche benötigen, benötigen für jeden Bereich eine Lizenz, d. h. eine teure Basislizenz und für den Rest genügen Zusatzlizenzen.
- Die Basislizenz und alle weiteren Zusatzlizenzen sind immer Vollversionen bzw. Full-User-Lizenzen. Sie unterscheiden sich nur im Preis, sind aber in ihrem Funktionsumfang vollkommen identisch.
- Eingeschränkter im Funktionsumfang und damit auch günstiger im Preis sind die Lizenztypen Device-User, Activity-User und Team Member. Dazu lesen Sie mehr in Punkt 4.
- Sie können beide Lizenztypen in einem Monats-, einem Jahres- oder einem Dreijahresabo bekommen. Drauf gehen wir in Punkt 5 ein.
Und damit Sie nicht die günstigste Lizenz zur Basis- und die teuersten zu Zusatzlizenzen machen, hier noch eine weitere entscheidende Regel: Die Basislizenz muss immer die Lizenz des teuersten Arbeitsbereiches sein.
3.2 Beispiele Zusammenstellung mehrerer Lizenzen
Anbei zwei kurze Rechen-Beispiele, die zeigen, was basierend auf diesen Regeln erlaubt ist, wenn Sie unterschiedliche Lizenzen für einen Nutzer benötigen und was nicht.
Beispiel 1: Supply Chain Management und Human Resources
- Möglich ist: 168,50 € für Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management als Basislizenz, 28,10 € für Microsoft Dynamics 365 Human Resources als Zusatz-Lizenz.
- Nicht möglich ist: 112,30 € für Microsoft Dynamics 365 Human Resources als Basislizenz und 28,10 € für Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management Als Zusatz-Lizenz.
Nutzer, die Lizenzen für ERP (Finance, Supply Chain Management) und Human Resources benötigen, zahlen folglich 196,60 € pro User pro Monat und nicht 140,40 €. Die teuerste Lizenz – in diesem Beispiel Supply Chain Management – muss als Basislizenz erworben werden.
Beispiel 2: Supply Chain Management, Finance und Sales Enterprise
- Möglich ist: 168,50 € für Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management als Basislizenz, 28,10 € für Microsoft Dynamics 365 Finance als Zusatz-Lizenz und 18,70 € für Microsoft Dynamics 365 Sales Enterprise als Zusatz-Lizenz.
- Nicht möglich ist: 88,90 € für Microsoft Dynamics 365 Sales Enterprise als Basislizenz, 28,10 € für Microsoft Dynamics 365 Finance und 28,10 € für Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management als Zusatz-Lizenz.
Nutzer, die Lizenzen für ERP (Finance, Supply Chain Management) und CRM (Sales) benötigen, zahlen folglich 215,30 € pro User pro Monat und nicht 145,10 €. Die teuerste Lizenz – in diesem Beispiel Finance oder Supply Chain Management – muss als Basislizenz erworben werden.
Einsparmöglichkeiten
Mit diesem Wissen ausgerüstet, kann es an der ein oder anderen Stelle also durchaus sinnvoll sein, einem Nutzer mehrere Lizenzen zu geben, anstatt mehrere Nutzer mit jeweils nur einer (teuren) Basislizenz auszustatten.
Ebenfalls möglich: Wann immer Sales als Zusatzlizenz erworben wird, sollte man auf Sales Enterprise zurückgreifen. Denn als Zusatz-Lizenz kosten Sales Enterprise und Sales Professional gleich viel.
3.3 DIE AUSNAHME DIESER REGEL: SALES PREMIUM
Sales Premium gibt es nicht als Zusatzlizenz. Wenn Sie die High-End Version von Sales erwerben, zahlen Sie also immer die Kosten der Basislizenz. So kann es passieren, dass Sie Nutzer, die z. B. Sales Premium UND Finance benötigen, mit zwei Basis-Lizenzen ausstatten müssen.
Sales Premium als Basislizenz und die günstigere Customer Service-, Field Service-, Human Resources- oder Project Operations-Lizenz als Zusatzlizenz ist wiederum möglich.
Mehr zur Lizenzierung speziell von Sales finden Sie hier auf unserem Blog: Pricing & Licensing von Dynamics 365 Sales
Hier haben wir Ihnen auch den Funktionsumfang der drei Sales Varianten – Professional – Enterprise – Premium – kurz gegenübergestellt.
4. DIE WICHTIGSTEN USER-TYPEN UND WAS SIE KOSTEN
Bis jetzt haben wir uns in diesem Blogbeitrag „nur“ mit den Lizenzen für Full-User beschäftigt – sei es als Basis- oder als Zusatzlizenz. Da nicht jeder Anwender Volluser-Rechte benötigt (manchmal sind Leserechte völlig ausreichend), gibt es im Preis- und Lizenzmodell für alle hier gezeigten Arbeitsbereiche günstigere Lizenzen mit etwas geringerem Funktionsumfang. Diese Lizenztypen heißen:
- Device User
- Activity User
- Team Member
- Human Resources Self-Service
4.1 ÜBERBLICK ÜBER DIE VERFÜGBARKEIT DER USER-TYPEN
Wir starten mit einem Hinweis: Nicht alle der oben aufgezählten User-Typen sind für jeden Arbeitsbereich verfügbar. Dazu kommt, dass es den Device User in zwei Ausprägungen gibt.
- Einen Device User für alle Customer Engagement Anwendungen (CRM-Anwendungen)
- Einen Device User für alle Unified Operations Anwedungen (ERP-Anwendungen)
In der folgenden Übersicht zeigen wir, welcher User-Typ für welchen Arbeitsbereich möglich ist:
- Device User für Customer Engagement Apps (CRM-Anwendungen): Verfügbar für Sales Enterprise, Customer Service, Field Service
- Device User für Unified Operation Apps (ERP-Anwendungen): Verfügbar für Finance und Supply Chain Management
- Activity User: Verfügbar nur für Finance, Commerce und Supply Chain Management
- Team Member: Verfügbar für alle Arbeitsbereiche
- Human Resources Self-Service: Verfügbar nur für Human Resources
4.2 DIE BERECHTIGUNGEN DER DYNAMICS 365 USER-TYPEN
- Bei welchen Arbeitsbereichen genügt der Funktionsumfang der etwas günstigeren Team Member bzw. Activity User und wo benötige ich die Rechte der Full-User?
- An welcher Stelle bietet es sich an, Lizenzen an ein Gerät zu binden, das dann von beliebig vielen Usern genutzt wird (sprich den Device User zu wählen)?
Es sind vermutlich die Antworten auf diese Fragen, die darüber entscheiden, wie Ihr Mix aus Usertypen aussehen wird. Anbei eine Grafik, in der wir die unterschiedlichen Rechte und Möglichkeiten zusammengefasst haben.
Wie der Mix anschließend pro Arbeitsbereich bei Ihnen aussieht und welche Rolle in Ihrem Unternehmen welche Funktionen benötigt, ist dabei stets eine individuelle Entscheidung, bei der Ihnen Ihr ERP-Partner sicher helfen wird. Auch wir können Sie dazu gerne beraten.
4.3 ÜBERBLICK: KOSTEN DER DYNAMICS 365 USER-TYPEN
| Full-User | Device User CRM | Device User ERP | Activity User | Team Member | HR Self Service |
|---|---|---|---|---|---|
| Preise für Basis- und Zusatzlizenz finden Sie in der Tabelle bei Punkt 2 | 135,70 € | 70,20 € | 46,80 € | 7,50 € | 3,70 € |
Die Preise gelten pro Monat und pro Lizenz.
4.4 BEISPIEL EINER MÖGLICHEN ZUSAMMENSTELLUNG UNTERSCHIEDLICHER USER-TYPEN UND LIZENZEN
Anbei ein kurzes Beispiel, welche User-Typen Sie einsetzen können und was diese pro Monat kosten.
Angenommen wird ein IT-Dienstleister mit 250 Mitarbeitern, der das ERP-System Finance & Supply Chain Management zusammen mit dem Arbeitsbereich Human Resources benötigt.
Was solch ein Unternehmen exakt benötigt, lässt sich niemals pauschal beantworten. Bei der Branche Dienstleistung mit 250 Mitarbeitern sind die im Beispiel gewählten Lizenzen eine realistische Zusammenstellung.
Anzahl | User-Typ | Lizenzen für | Auflistung Einzelpreise | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
5 | Full-User | Finance + Supply Chain Management + Human Resources | 5 x (168,50 + 28,10+ 28,10) € | 1123,50 € |
10 | Full-User | Finance + Supply Chain Management | 10 x (168,50 + 28,10) € | 1966 € |
10 | Full-User | Finance | 10 x 168,50 € | 1685 € |
10 | Full-User | Supply Chain Management | 10 x 168,50 € | 1685 € |
5 | Full-User | Human Resources | 5 x 112,30 € | 561,50 € |
5 | Device User für ERP-Anwendungen | Finance + Supply Chain Management | 5 x 70,20 € | 351 € |
30 | Activity-User | Finance + Supply Chain Management | 30 x 46,80 € | 1404 € |
60 | Team Member | Finance + Supply Chain Management | 60 x 7,50 € | 450 € |
10 | Human Resources Self Service | Human Resources | 10 x 3,70 € | 37 € |
|
|
|
| 9263 € |
5. Die Dauer des Abos
Bislang gingen wir im gesamten Beitrag und bei der Darstellung aller Preise stets von zwei Dingen aus:
- Die Nutzer zahlen ihre Lizenzkosten pro Monat
- Die Nutzer haben ein Jahres- oder ein Dreijahres-Abo
Dies entspricht auch der Regel. Aber gemäß dem aktuellen Preis- und Lizenzmodell von Microsoft gibt es bei der Dauer des Abos auch andere Wahl-Möglichkeiten, die andere Preise zur Folge haben.
Umstellung von Legacy CSP auf NCE
So gibt es seit dem 10.03.2022 – der Umstellung des alten Modells Legacy CSP auf NCE (New Commerce Experience) – drei Abo-Varianten für alle bisher beschriebenen Lizenzen und Lizenz-Typen. Diese sind:
- Monatliches Abo (monatlich zahlen, monatlich kündigen)
- Jahresabo (monatlich oder jährlich zahlen, jährlich kündigen)
- Dreijahres Abo (monatlich, jährlich oder einmalig zahlen, zu einem Stichtag alle drei Jahre kündigen)
Monatliches Abo Vs. Drehjahres Abo Vs. Jahresabo
Monatliches Abo: Das monatliche Abo ist zwar sehr flexibel zu kündigen, ist mit einem Plus von 20 % dafür aber auch teurer als die beiden anderen Varianten.
Dreijahres Abo: Mit dem Dreijahres Abo binden Sie sich für eine lange Zeit und müssen die Lizenzkosten auch begleichen, selbst wenn Sie ein paar der erworbenen Lizenzen im Laufe der Zeit nicht mehr benötigen. Der Vorteil: Sie haben drei Jahre eine Preisgarantie. Zum 1.4.2023 beispielsweise stiegen die Preise um 11 %. Wir haben darüber informiert. Ein enormes monatliches Ersparnis für all diejenigen, die zu diesem Zeitpunkt das Dreijahres Abo hatten – oder rechtzeitig vom Jahres- auf das Dreijahres Abo gewechselt haben.
Jahresabo: Für die meisten Unternehmen ist das Jahresabo der geeignete Mittelweg bei der Lizenzierung. Alle Lizenzen sind 20 % günstiger als im Monatsabo und mit einer Laufzeit von 12 Monaten ist man beim Kündigen einzelner Lizenzen flexibel genug.
Alle Abo- und Preisoptionen im Überblick
Diese Abo-Optionen (Monat, Jahr, 3 Jahre) gelten für die Lizenzen aller Arbeitsbereiche, für Basis- und Zusatzlizenzen und auch für alle User-Typen. Daraus ergeben sich folgende Preis-Optionen.
Natürlich können Sie auch Ihr Dreijahres Abo auf einmal bezahlen. In diesem Fall nehmen Sie einfach die Preise der dritten Tabelle (Laufzeit 1 Jahr – jährliche Abrechnung) mal 3.
6. SALES, MARKETING UND BUSINESS CENTRAL
Die wichtigsten Ausnahmen im Lizenzmodell von Microsoft
6.1 SALES
Starten wir mit den Ausnahmen zu Sales. Diese beschränken sich im Wesentlichen darauf, dass
- Sales in drei Versionen existiert – Professional, Enterprise, Premium
- Und es Premium nicht als Zusatzlizenz gibt
- Auch in der häufig genutzten Kombination Sales und Business Central gibt es ein paar Ausnahmen zu den üblichen Lizenzierungs-Regeln. Auf diese gehen wir bei 6.3. Business Central etwas genauer ein.
Wenn Sie sich speziell für Dynamics 365 Sales interessieren, zu allen Ausnahmen und Möglichkeiten, lesen Sie auch gerne unseren Blogbeitrag Pricing & Licensing von Dynamics 365 Sales.
6.2 MARKETING
Die Lizenzierung von Microsoft Dynamics Marketing folgt anderen Regeln. Der Arbeitsbereich wird hier nicht pro Nutzer, sondern einmal für das gesamte Unternehmen lizenziert (bzw. für die Abteilungen, die Marketing nutzen). Der Preis richtet sich dann nach der Anzahl der Kontakte, die mit Marketing „bearbeitet“ werden und der Anzahl der Interaktionen mit den Kontakten.
Im Standard sind 10.000 Kontakte und 100.000 Interaktionen enthalten. Die Anzahl kann jederzeit als Paket mit 5.000 oder 50.000 weiteren Kontakten (und 50.000 bzw. 500.000 Interaktionen) erweitert werden. Unternehmen, die nur Dynamics 365 Marketing im Einsatz haben, zahlen hier pro Monat (und Mandant) 1.404,10 €.
Nutzt ein Unternehmen weitere Dynamics 365 Anwendungen (z. B. Sales, was in jedem Fall eine zu empfehlende Kombination ist), halbiert sich der monatliche Preis (pro Mandanten) auf 702 €.
6.3 BUSINESS CENTRAL
Business Central ist eine eigenständige und vollständige ERP-Lösung. Als solche hat Business Central ein eigenes Lizenzmodell, profitiert aber gleichzeitig von Synergie-Effekten des gesamten Preis- und Lizenzmodells von Microsoft.
Eigenes Preis- und Lizenzmodell von Business Central
Die wichtigsten Punkte des Preis- und Lizenzmodells von Business Central im Überblick
- Business Central gibt es in den Versionen Essential und Premium
- Business Central Essential kostet 65,50 € pro Nutzer / Monat (wenigstens Jahreslizenz)
- Business Central Premium kostet 93,60 € pro Nutzer / Monat (wenigstens Jahreslizenz)
- Neben der Lizenz für einen Voll-User gibt es bei Business Central nur die Lizenz Team Member. Diese kostet 7,50 € pro Nutzer / Monat (wenigstens Jahreslizenz).
- Activity-User, Device-User und den Human Resource Self-Service gibt es bei Business Central nicht.
- Für Business Central selbst gibt es immer nur die Basislizenz und keine Zusatzlizenzen.
Und auch bei Business Central werden alle genannten Lizenzen ca. 20 % teurer, wenn man eine Laufzeit wählt, die monatlich gekündigt werden kann.
Bei einem monatlich kündbaren Abo sind das die Preise:
- Business Central Essential 78,60 € pro Nutzer / Monat
- Business Central Premium 112,32€ pro Nutzer / Monat
- Business Central Team Member 9,00 € pro Monat
Schnittmengen und Synergie-Effekte mit dem Preis- und Lizenzmodell aller Arbeitsbereiche
Daneben gibt es auch Verknüpfungen von Business Central und dem eben dargestellten Preis- und Lizenzmodell. Zwar gibt es Business Central nicht als Zusatzlizenz, dennoch können Business Central Nutzer die Arbeitsbereiche
- Sales Professional
- Customer Service Professional
als (günstige) Zusatz-Lizenzen erwerben. Beide Produkte sind auch perfekt auf Business Central abgestimmt und lassen sich optimal in das ERP-System integrieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie BC Essential oder BC Premium nutzen.
Wichtig: diese Kombination geht nur für die Professional Edition von Sales und Customer Service. Wenn Sie Enterprise oder Premium zusammen mit Business Central bevorzugen, benötigen Sie hierfür eine zweite Basislizenz.
Update zum Preis- und Lizenzmodell vom Juni 2023
Der letzte Punkt im Preis- und Lizenzmodell von Microsoft hat sich zum 1. Juni 2023 etwas geändert.
Nach wie vor gilt: Nutzer von Business Central Essential können von Sales und Customer Service nur die Professional Edition als Zusatzlizenz bekommen, nicht die Enterprise oder die Premium.
Neu ist: Nutzer von Business Central Premium können von Sales und Customer Service sowohl die Professional als auch die Enterprise Edition als Zusatzlizenz bekommen. Für die Kombination Sales Premium und Business Central Premium sind nach wie vor 2 Basislizenzen erforderlich.
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Fazit:
Mit Hilfe der Informationen in diesem Blogbeitrag haben Sie einen guten ersten Überblick erhalten. Sie wissen Synergie-Effekte zu nutzen und kennen den ein oder anderen Weg, wie Sie etwas günstiger an die benötigten Lizenzen kommen. Dieses Wissen wird Ihnen sicher enorm helfen, wenn es um Ihren Lizenz-Mix geht. Aber hier sind wir schon bei ein paar weiteren guten Fragen:
- Wissen Sie denn auch, für wie viele Mitarbeiter genau Sie Lizenzen benötigen?
- Und kennen Sie alle aktuell für Sie möglichen Rabatte oder Promotions (Bridge to the cloud 2, etc.) ?
- Oder die Kosten des gesamten ERP- / CRM-Projektes (wovon Lizenzen ja nur ein Teil sind)?
Diese Fragen sind ebenfalls sehr entscheidend, aber oftmals nur individuell zu beantworten.
Hinterlassen Sie uns gerne in unserem Kontaktformular eine kurze Nachricht und wir werden Sie beim Pricing und Licensing in Ihrem Dynamics 365 Projekt unterstützen.
Denn auch Microsoft bietet neben den soeben vorgestellten Arbeitsbereichen in seiner gesamten Preisliste viele weitere Zusatzprodukte, Services, Add-Ons sowie sehr interessante Rabatte, die sich am besten nach einem kurzen Kennenlernen bei einem gemeinsamen Telefonat besprechen lassen.
