Dokumentenmanagement in der Cloud für Microsoft Dynamics 365
mit dem Microsoft Dynamics 365 / AX Connector for Docuware
Der Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare ist ein Add-On für Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations sowie für Microsoft Dynamics 365 Finance und Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management.
Darüber hinaus gibt es mit dem Business Central Connector for DocuWare diese Schnittstelle auch noch zwischen DocuWare DMS und dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Die Herausforderung
Viele Unternehmen haben bei der Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente noch immer kein konsistentes System. Aktenschränke und ein unübersichtliches Papierarchiv im Keller existieren parallel zu einem halbherzig gepflegten Archiv im Windows Explorer. Anstatt alle Dokumente digital und zentral an einem Ort zu erfassen, archivieren alle Abteilungen nach einem anderen System. Die Folge: Ein aufwändiges zeitintensives Suchen nach, Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und anderen Dokumenten kostet Unternehmen viel Zeit und damit viel Geld.
Die Lösung
Mit dem Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare verschmelzen Sie die DMS-Lösung von Docuware mit dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 / AX und erhöhen damit Ihre Effizienz.
Um Dokumente zu archivieren und sie zu finden, müssen Sie Microsoft Dynamics 365 nicht verlassen: Die Indexierung und objektbezogene Ablage erfolgt voll automatisch und fehlerfrei direkt im ERP-System. D. h. ein Angebot wird automatisch beim Kunden, eine Bestellung / Rechnung beim Lieferanten abgelegt.
ERP und DMS vollständig aus der Cloud
Ein weiterer Pluspunkt von DocuWare: DocuWare ist einer von wenigen Anbietern, der seine DMS-Lösung als SaaS vollständig aus der Cloud anbietet. Im Zusammenspiel mit dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 und dem Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare haben Sie somit eine vollständige Lösung aus der Cloud.
Damit greifen Sie von überall (mobil oder aus dem Homeoffice) zuverlässig und schnell auf Daten, Dokumente und Informationen zu, ohne den Client von Microsoft Dynamics und Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.
Selbstverständlich sind die Abbildung von Workflows und spezifische Freigabeverfahren sowie der gleichzeitige Zugriff mehrerer Benutzer aus Dynamics 365 auch aus der Cloud jederzeit möglich.
Automatisierung beim Rechnungsimport
Dank neuem Feature geht das Automatisieren von eingehenden Rechnungen beim Dynamics 365 / AX Connector for Docuware jetzt noch einfacher und schneller. Früher mussten Eingangsrechnungen erst manuell in Microsoft Dynamics angelegt werden, bevor man diese anschließend verbuchen und archivieren konnte. Heute funktioniert das auch anders herum: Sie legen die Rechnungen einfach im Docuware-DMS ab und lassen dieses die nötigen Rechnungsinformationen (Artikel Nr. Preis, Menge etc.) extrahieren. Von hier werden dann alle relevanten Daten der Rechnung direkt in Microsoft Dynamics 365 importiert. Das Vereinfachen und Automatisieren dieses Prozesses spart Ihnen täglich viel Zeit und Geld.
Referenzen
Das sagen unsere Kunden
„Vor dem Hintergrund einer Cloud-First Strategie nutzt IGEL Technology GmbH die beiden Cloud Services „DocuWare Cloud Professional“ und „Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations“. Über eine konfigurierbare Schnittstelle verbindet der Inway Connector beide Dienste und sorgt für einen integrierten Belegfluss ohne Mehrfachablage der Dokumente."
Director Dynamics ERP & CRMIGEL Technology GmbH
„Der Dynamics 365 Connector for Docuware ist genau das Add-On, das wir gesucht haben. Wir verbinden unser DMS mit unserem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management und automatisieren Prozesse, die Effizienz und Produktivität steigern. Für alle, die diese beiden Systeme im Einsatz haben können wir diesen Connector nur empfehlen."
Dynamics 365 / AX Connector for Docuware als preferred Solution auf der AppSource von Microsoft ausgewählt
Der Dynamics 365 / AX Connector for Docuware ist auch in der AppSource von Mircosoft erhältlich. Unser Add-On wurde von Microsoft-Experten geprüft und validiert und als preferred solution in der AppSource ausgezeichnet.
- Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen erscheinen am Auftrag und am Kunden
- Produktdatenblätter erscheinen im Artikelstamm sowie an der Auftragsposition
- Für eingehende und ausgehende Dokumente
- Alle Dokumente werden direkt im Dynamics ERP-Client dargestellt, auch wenn sie nicht hier entstanden sind
- Buttons können eigenständig auf beliebigen Masken konfiguriert werden
- Weder Drittsoftware noch zusätzliche Schnittstellen erforderlich
SO PROFITIEREN SIE VOM DYNAMICS 365 / AX CONNECTOR FOR DOCUWARE
So profitieren Sie vom Dynamics 365 / AX Connector for Docuware
durch revissionssicheres und rechts-komformes Archivieren Ihrer Dokumente.
durch das Automatisieren von Rechnungs-importen und weiterer täglicher Prozesse.
denn Sie benötigen weder Druckerweiche noch Dritt- oder Schnittstellensoftware.
denn Ihre Lösung ist schnell implementiert und einfach anzupassen.
durch die Automatisierung von Ablage, Archivierung und Indexierung.
unterwegs oder im Homeoffice - durch den Einsatz einer vollständigen Cloud-Lösung.
Screenshots
WAS KOSTET DER DYNAMICS 365 CONNECTOR FOR Docuware?
- Für die On Premise Versionen des Dynamics 365/AX Connectors for DocuWare fallen einmalige Lizenzkosten an.
- Die jährliche Wartung beträgt 17% des Listenpreises.
- Für jeden weiteren Mandanten kommen einmalig Kosten hinzu.
- Für die Cloud Version des Dynamics 365 Connectors for DocuWare schließen Sie ein Abonnement mit Kosten von 553 € pro Monat ab.
- Das Abonnement ist jährlich kündbar.
- Für jeden weiteren Mandanten kommen 71,00 € pro Monat hinzu.
- Für die Cloud Version des Dynamics 365 Connectors for DocuWare schließen Sie ein Abonnement mit Kosten von 663,60 € pro Monat ab.
- Das Abonnement ist monatlich kündbar.
- Für jeden weiteren Mandanten kommen 85,20 € pro Monat hinzu.
Ihr individuelles Angebot
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FAQs
- In welchen Sprachen ist der Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare verfügbar?
- Für welche Dynamics Lösungen ist der Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare verfügbar?
- Warum sollte man sein Dynamics ERP-System mit dem DocuWare DMS verknüpfen?
- Müssen Mitarbeiter mit dem ERP-System und dem DMS von DocuWare parallel arbeiten?
- Sind über den ERP-Client auch Dokumente ersichtlich, die nicht im ERP entstanden sind?
- Welche ausgehende Belege werden vollautomatisch in DocuWare archiviert und indexiert?
- Welche eingehenden Belege werden teilautomatisch in DocuWare archiviert und indexiert?
- Warum erfolgt die Archivierung und Indexierung von eingehenden Dokumenten nur „teilautomatisch“?
- Muss der Barcode auch an Dokumente angebracht werden, die z.B. als Anhang in einer E-Mail kommen?
- Können Eingangsrechnungen auch vollständig aus DocuWare importiert werden?
- Ich habe bereits einen Dynamics Partner. Muss ich nun mit Inway einen zusätzlichen Dynamics Partner beauftragen?
1. In welchen Sprachen ist der Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare verfügbar?
Unsere Lösungen und Add-Ons werden kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt. Den Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare gibt es aktuell in den Sprachen Deutsch und Englisch. Bei Wunsch nach einer anderen Sprache nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf.
2. Für welche Dynamics Lösungen ist der Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare verfügbar
Der Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare ist als Add-On für folgende ERP-Systeme erhältlich:
- Microsoft Dynamics AX
- Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations
- Microsoft Dynamics 365 Finance
- Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management
Zusätzlich zu diesem Produkt gibt es mit dem Business Central Connector for DocuWare dieses Add-On auch für das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central. Mehr zu dieser Schnittstelle lesen Sie hier auf unserer Homepage: Business Central Connector for DocuWare
3. Warum sollte man sein Dynamics ERP-System mit dem DocuWare DMS verknüpfen?
Kein langes Suchen, alle Daten liegen zentral an einem Ort, das Archiv ist revisionssicher, rechtskonform und platzsparend, jeder Mitarbeiter weiß wo die Dokumente liegen und kann auch aus dem Homeoffice darauf zugreifen: Dies sind die Vorteile, die Ihnen eine DMS-Lösung wie DocuWare bietet.
Hinzu kommen die Vorteile der Verknüpfung: Ablage, Archivierung und die Indexierung (Verschlagwortung) erfolgen automatisiert – und damit fehlerfrei. Die Automatisierung führt zu einer deutlichen Ersparnis von Zeit, Arbeitsaufwand und Geld und führt zu einer einheitlichen Indexierung.
4. Müssen Mitarbeiter mit ERP-System und DocuWare DMS parallel arbeiten?
Nein. Auf alle Dokumente haben Sie direkt über Ihren ERP-Client Zugriff. Ohne Ihr Docuware-DMS zu öffnen, können Sie das Archiv im ERP durchforsten.
5. Sind über den ERP-Client auch Dokumente ersichtlich, die nicht im ERP entstanden sind?
Ja. Alle Dokumente können direkt im Dynamics ERP-Client dargestellt werden. Auch externe Dokumente wie zum Beispiel Bedienungsanleitungen zu Produkten, Qualitätszertifikate oder auch Konstruktionszeichnungen.
6. Welche ausgehende Belege werden vollautomatisch in DocuWare archiviert und indexiert?
Folgende Dokumententypen sind im Standard des Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare bereits enthalten:
- Angebot
- Auftragsbestätigung
- Auftragsrechnung
- Auftragsgutschrift
- Lieferschein
- Bestellung
- Freitextrechnung und -gutschrift
Eine Ergänzung um weitere Dokumententypen ist jederzeit möglich.
7. Welche eingehenden Belege werden teilautomatisch in DocuWare archiviert und indexiert?
Folgende Dokumententypen sind im Template des Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare bereits enthalten:
- Rechnung mit Bestellbezug
- Rechnung ohne Bestellbezug
- Lieferschein
- Gutschrift
Eine Ergänzung um weitere Dokumententypen ist jederzeit möglich.
8. Warum erfolgt die Archivierung und Indexierung von eingehenden Dokumenten nur „teilautomatisch“?
Anders als ausgehende Belege – die direkt im ERP-System erzeugt werden, erhalten Sie eingehende Belege oftmals noch per Post. Teilautomatisch deshalb, da die Dokumente in diesem Fall erst einmal eingescannt und mit einer eindeutigen Kennung markiert werden müssen. Dies ist notwendig, um den Eingangsbeleg beim Buchungsprozess im ERP auch der korrekten Buchung zuordnen zu können.
In der Praxis hat es sich bewährt, die analogen Dokumente mit einem Barcode-Sticker zu versehen, welche von DocuWare automatisch bei der Ablage gelesen werden kann. Nach der Eingabe der Barcode-ID erfolgt die Indexierung vollautomatisch.
9. Muss der Barcode auch an Dokumente angebracht werden, die z.B. als Anhang in einer E-Mail kommen?
Nein. Eingehende Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen, können automatisch in DocuWare abgelegt werden. Wichtig ist jedoch, dass diese eine eindeutige Kennung erhalten. Dies muss nicht zwangsweise ein Barcode sein, sondern kann auch eine beliebige, einzigartige Nummer sein. Nach der Eingabe dieser Kennung erfolgt die Indexierung vollautomatisch.
10. Können Eingangsrechnungen auch vollständig aus DocuWare importiert werden?
Ja. Auch der vollautomatische Import einer Rechnung aus DocuWare ist möglich. Liegen die entsprechenden Informationen wie zum Beispiel Kreditorennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und optimalerweise die einzelnen Positionen der Rechnungen in DocuWare vor, dann kann der DMS-Connector for DocuWare aus diesen Dokumenten auch direkt Rechnungen in Dynamics 365 / AX anlegen.
11. Ich habe bereits einen Dynamics Partner. Muss ich nun mit Inway einen zusätzlichen Dynamics Partner beauftragen?
Nein. Gerne können Sie Ihren aktuellen Microsoft Dynamics Partner darüber informieren, dass Sie eine gute Lösung gefunden haben und er sich mit uns in Verbindung setzen kann.
Sie wollen mehr wissen?
Mehr zum Thema Dokumentenmanagement allgemein sowie zu unserem Add-On für Microsoft Dynamics 365 / AX erfahren Sie auch auf unserem Blog und in unseren regelmäßig stattfindenden kostenfreien Webinaren. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.