Corona-Krise nutzen: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, ein ERP- oder CRM-Projekt zu starten
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Zwar gibt es keine wirklich verlässliche Roadmap aus der aktuellen Coronakrise, ein paar Eckdaten gelten derzeit jedoch als relativ sicher:
- Ab Ende des Jahres wird in Deutschland geimpft.
- Die Herdenimmunität und damit ein Ende der Ansteckungsgefahr wird hierzulande frühestens in der Mitte des nächsten Jahres erreicht – Stand heute eher später.
Mindestens noch bis Ende 2021 also müssen viele Unternehmen mit angezogener Handbremse und Kurzarbeit hantieren und mit besorgten, teils demotivierten Mitarbeitern versuchen, die Zeit irgendwie zu überstehen.
Für Sie als Führungskraft Ihres Unternehmens bedeutet dies: Sie können noch ein halbes Jahr abwarten und darauf hoffen, dass alles gut geht, oder Sie nutzen die Zeit, holen Ihre Schlüssel-Mitarbeiter zurück aus der Kurzarbeit und starten ein sinnvolles IT-Projekt, wie z.B. die Auswahl, Einführung oder das Upgrade eines ERP- oder CRM-Systems.
Nie zuvor war der Zeitpunkt für ein großes IT-Projekt günstiger
Wir haben mit Ali-Reza Bayat, langjährigem ERP- und CRM-Auswahlberater und Geschäftsführer der Inway Systems Köln GmbH darüber gesprochen, warum gerade jetzt der richtige Zeitpunkt ist, ein ERP- oder CRM-Projekt zu starten.
Warum ist jetzt – mitten in der Krise – der optimale Zeitpunkt, ein ERP- oder CRM-Projekt zu starten?
Ein ERP- oder CRM-Projekt ist in erster Linie ein Organisationsprojekt und kein reines IT-Projekt; auch wenn der Anlass dafür die Überalterung Ihrer aktuellen ERP- oder CRM-Software ist. Hierfür benötigen Sie ein Team Ihrer besten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus den betroffenen Fachabteilungen; die sogenannten „Key-User“. Jedes Mitglied dieses Teams muss hoch motiviert sein und – am allerwichtigsten – über das nötige Zeitbudget verfügen, um seine Visionen und Ideen einzubringen. Diese Key-User sind für das Gelingen eines ERP- oder CRM-Projektes entscheidend.
In „normalen Zeiten“ sind diese Mitarbeiter mit Ihrem Tagesgeschäft aber voll ausgelastet oder sogar überlastet. Ein zusätzliches Projekt, das bis zu 50% ihrer Arbeitszeit in Anspruch nimmt, wäre in „normalen Zeiten“ eine Zumutung, die nur zu kompensieren ist, wenn diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Tagesgeschäft vernachlässigen oder in andere Hände legen.
In vielen Unternehmen ist die Ausgangssituation in der Corona-Krise anders. Viele potenzielle Key-User sind in Kurzarbeit oder haben nur ein überschaubares Tagesgeschäft und stünden für ein spannendes IT-Projekt sehr gerne zur Verfügung.
Wer sollte als Key-User am ERP-Projekt mitarbeiten?
Die wichtigsten Charaktermerkmale der Key-User sind Offenheit, Visionsfähigkeit, Bereitschaft zur Veränderung, leichte IT-affinität und soziale Intelligenz. Zudem sollen die Key-User die Firma und die Geschäftsprozesse gut kennen. Optimal wäre noch eine Betriebszugehörigkeit ab 3 Jahren.
Allzu häufig erleben wir leider, dass in „normalen Zeiten“ nicht immer die Besten und Erfahrensten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fachabteilung zu Key-Usern ernannt werden, weil man bei der Zusammenstellung des Teams immer wieder auf Personen zurückgreift, die im operativen Tagesgeschäft entbehrlich sind. Das mag für den Arbeitsalltag das Beste sein – für das ERP- oder CRM-Projekt ist es jedoch nicht gut.
Und genau diesen Interessenkonflikt – Tagesgeschäft vs. Projektarbeit – hat man jetzt in der Corona-Krise nicht.
Mehr zum Thema Key-User im ERP-Projekt finden Sie übrigens auch hier auf unserem Blog:
Worin genau liegen die weiteren Vorteile, jetzt ein ERP-Projekt zu starten?
Wie gerade erklärt befinden wir uns in einer Phase, in der die besten Leute des Unternehmens mehr Zeit und vermutlich auch einen freieren Kopf haben. Für ein ERP- oder ein CRM-Projekt bedeutet dies:
- Mehr Aufgaben am Projekt können intern von eigenen Mitarbeitern erledigt werden
- Sie benötigen weniger externe Unterstützung und Berater
- Ihr Projekt wird deutlich schneller, qualitativ besser und wesentlich günstiger
Vor allem den Punkt Geschwindigkeit beobachten wir derzeit verstärkt. Nachdem zu Beginn der Krise noch viele Kunden unsicher waren und ihr ERP-Projekt „on hold“ gesetzt geben, haben die meisten die Chancen dieser Situation erkannt und geben nun richtig Gas. Aktuell liegen wir bei vielen unseren Projekten deutlich vor dem Zeitplan. Das liegt zum größten Teil daran, dass sich die meisten Key-User unserer Kunden aktuell sehr stark – und teilweise fast ausschließlich – auf das ERP-Projekt konzentrieren und dies voranbringen können. Dadurch sparen ihre Firmen richtig Zeit und Geld.
Und apropos Geld: Aktuell gibt es auch einige sehr gute Möglichkeiten, Fördermittel für IT-Projekte wie ERP- und CRM-Einführungen zu beantragen. So kann das Projekt inmitten der Krise sogar noch günstiger werden.
Kann ein großes IT-Projekt trotz Kontaktbeschränkung gelingen?
Ein eindeutiges Ja! Natürlich wäre es schön, wenn persönliche Begegnungen zwischen ERP- Beratern und den Key-Usern stattfinden könnten, aber für das Gelingen eines ERP- oder CRM-Projektes sind persönliche Treffen nicht entscheidend. Schon vor Corona erfolgte die Zusammenarbeit zwischen uns als ERP-Berater und unseren Kunden überwiegend remote – Stichwort Green IT. Vorort-Termine gab es, aber die waren eher Ausnahmen wie beispielsweise Kickoff-Meeting oder manche Schulungen. Heute halten wir auch Kickoff-Meetings und Schulungen sehr erfolgreich und in gleicher Qualität mit Werkzeugen wie „Teams“ ab. Bei entsprechenden Meeting-Räumen und Hygienekonzept sind kleinere Runden aber auch jetzt noch möglich. Da gibt es dann zwar keinen Handshake, aber man sitzt sich mit entsprechendem Abstand gegenüber.
Was würden Sie CEOs und Führungskräften in Unternehmen raten?
Bevor ich antworte gestatten Sie mir einen kleinen Warnhinweis: Die folgende Antwort ist nur für mutige und visionäre Führungspersönlichkeiten geeignet.
Antizyklisch agieren, nicht warten und jetzt investieren. Investitionen zurückhalten ist keine Kunst, das kann jeder. Jetzt, in der Krise zeigen sich Qualität, Mut und Visionskraft eines Managers. Deshalb würde ich eindeutig dazu raten mutig zu sein und ein wichtiges und zeitintensives Projekt von Dringlichkeit und Relevanz genau jetzt zu starten – wie zum Beispiel die Einführung eines ERP- oder CRM-Systems. Angenommen Sie lesen diesen Beitrag noch im Jahr 2020, dann haben Sie noch etwas mehr wie 10 Monate, bis die Krise mit größter Wahrscheinlichkeit überstanden ist. Dann wird der Alltag allmählich wieder einkehren, Ihre besten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – d. h. die potenziellen Key-User – sind wieder voll ausgelastet oder sie nehmen erst einmal Urlaub und nutzen die zurückgewonnene Mobilität. Mit anderen Worten: Sie verlieren ein wertvolles Jahr und wenn Ihre sowie die weltweite Produktionsmaschinerie wieder auf vollen Touren läuft, stehen Sie vor den gleichen Problemen wie vor einem Jahr, nur mit weitaus dramatischeren Konsequenzen für Ihr Tagesgeschäft und Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Nutzen Sie also diese einmalige Chance für notwenige Verbesserungen!
Sie sprachen vorhin kurz über Fördermittel. Werden ERP- und CRM-Projekte aktuell besser gefördert?
Bevor ich darauf antworte: Ich habe die Fördermittel bewusst nur in einem Nebensatz erwähnt, denn dies darf niemals der einzige Grund dafür sein, warum Sie ein ERP- oder ein CRM-Projekt starten. Haben Sie die Einführung allerdings schon auf der Agenda, dann sind mögliche Förderungen natürlich ein attraktives Extra.
In der Tat gibt es gegenwärtig einige zusätzliche Fördertöpfe und staatliche Gelder für das Vorantreiben von Digitalisierungslösungen. ERP-Einführungen fallen da auch darunter. Je nach Region, Bundesland oder Land gibt es hier eine Reihe von Möglichkeiten, Fördermittel und Finanzierungsangeboten. Man muss sich diese im Detail sehr genau anschauen, aber ein paar unserer Kunden nutzen dies bereits für Einführung und Upgrade eines ERP-Systems. Für genauere Auskünfte zu diesem Thema nutzen Sie daher am besten das untenstehende Formular, schildern Sie uns Ihr Vorhaben und treten Sie mit uns in Kontakt.
