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Dokumentenmanagement direkt in AX

Mit dem AX Connector for ELO von Inway ergänzen Sie Microsoft Dynamics AX mit dem führenden Produkt für Dokumentenmanagement auf dem deutschen Markt: Dem Dokumentenmanagement-System (DMS) der ELO Digital Office GmbH.

 

Die Herausforderung

Ob Aufträge, Rechnungen, Dokumentationen, Verträge mit Kunden und Partnern – oder einfach nur Kassenbons und Belege: Die Liste an Dokumenten und Daten, die täglich in Unternehmen entstehen ist lang. Leider auch die Dauer der alltäglichen Suche danach.

Viele Mitarbeiter – vom Sachbearbeiter über den Abteilungsleiter, bis hin zur Geschäftsleitung – verbringen einen großen Teil ihrer Zeit, mit der Suche nach diesen Dokumenten. Vor allem ältere Dokumente befinden sich dabei sehr häufig in überfüllten, teilweise schlecht sortierten Papier-Archiven und eben nicht im ERP-System.

Die Lösung

Digital auf einen Blick statt irgendwo im Explorer- oder im Papier-Archiv.

Als Business-Partner der Firma ELO, bieten wir Ihnen nicht nur das führende DMS auf dem deutschen Markt: Mit dem AX Connector for ELO integrieren Sie die Dokumentenmanagement-Lösungen auch nahtlos in Microsoft Dynamics AX. Damit greifen Sie jederzeit zuverlässig und schnell auf Daten, Dokumente und Informationen zu, ohne den Client von Microsoft Dynamics AX und Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Der AX Connector for ELO ist ein von Inway programmiertes Add-On für Microsoft Dynamics AX.

Der AX Connector for ELO bietet:

  • Vollautomatische Archivierung von Ausgangsbelegen: Von AX erstellte Dokumente werden vollautomatisch und mit allen relevanten Indexen strukturiert in ELO abgelegt. Ausgehende Dokumente wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen erscheinen dann am Auftrag und am Kunden, Produktdatenblätter im Artikelstamm, sowie an der Auftragsposition.
  • Teilautomatische Archivierung von Eingangsbelegen: Eingehende Dokumente können mit Hilfe von Barcodes automatisch mit dem korrespondierenden Buchungsvorgang in Dynamics AX verknüpft werden. Eingehende Rechnungen und Lieferscheine erscheinen dann zum Beispiel an der Bestellung und am Lieferanten – und Workflows wie z.B. die Prüfung der Einkaufsrechnungen werden automatisch in die Wege geleitet.
  • Vollintegrierte Anzeige: Eingehende und ausgehende Dokumente werden direkt im Dynamics AX-Client dargestellt, auch wenn diese nicht dort entstanden sind.

 

Ihre Vorteile:

Vorteile, die Ihnen der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems bietet:

  • Einfache Suche und schnelles Finden aller benötigten Dokumente
  • Paralleler Zugriff mehrerer Mitarbeiter auf archivierte Geschäftsdokumente
  • Rechtskonforme Archivierung
  • Verzicht auf das Papierarchiv und damit verbunden eine erhebliche Platzersparnis
  • Elektronische Workflows und mehr Transparenz in allen Prozessen
  • OCR und automatische Verschlagwortung von Dokumenten
  • Weitere Informationen zum Dokumentmanagement mit ELO finden Sie hier oder in der Broschüre.


Vorteile des AX Connector for ELO von Inway Systems:

  • Ihre intelligente Verbindung von Dynamics AX und DMS
  • Automatische Ablage und Verschlagwortung ausgehender Geschäftsdokumente
  • Eingehende Dokumente (selbst bei Eingang in Papierform) erscheinen digital in Dynamics AX im jeweiligen Prozessschritt
  • Ansicht sämtlicher, über ELO verwalteten und archivierten Dokumente direkt in Dynamics AX
  • Die Darstellung / Abfrage der Dokumente in Dynamics AX kann ohne Programmierung konfiguriert werden
  • Bewährte Prozesse aus Dynamics AX werden mit ausgeliefert.
  • Ablagestruktur mit unterschiedlichen Sichten: Während die Finanzbuchhaltung Datensätze beispielsweise nach Geschäftsjahr, Rechnungsdatum und Debitor durchsuchen kann, sucht die Auftragsabwicklung wie gewohnt nach Kunde und Auftrag


Das bedeutet für Sie:

  • Eine deutliche Ersparnis von Zeit, Arbeitsaufwand und damit Kosten
  • Sekundenschneller Zugriff auf Dokumente und komplette Vorgänge
  • Arbeiten ohne den AX-Client zu verlassen
  • Revisionssicheres und rechtskonformes Management sämtlicher steuerrelevanten Belegarten

 

Vollautomatische Archivierung von Ausgangsbelegen

 

Teilautomatische Archivierung von Eingangsbelegen

 

 

 

Download

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