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Geschwindigkeit der Cloud am Beispiel: Forms Integration mit Microsoft Flow und Dynamics 365 for Sales

Mit dem Slogan "Weniger Arbeiten, mehr Erledigen" bietet Microsoft Flow einen Dienst, mit dem Sie Ihre bevorzugten Services integrieren und Ihre Prozesse beschleunigen. Beispielhaft zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag, wie Sie Web-Formular von Cognito in Dynamics 365 for Sales integrieren. Die Aufgabenstellung: Besucher Ihrer Website hinterlassen über ein Online-Formular ihre Kontaktdaten. Diese sollen automatisch als Lead in Ihrem CRM-System (Dynamics 365 for Sales) erstellt werden.

Beschleunigen Sie Ihre Prozesse, indem Sie Web-Formulare mit Hilfe von Microsoft Flow in Dynamics 365 for Sales integrieren.

Die Cloud soll dem Kunden den passenden Service schnell und einfach zur Verfügung stellen. Services sind beispielsweise DropBox und Co., können aber auch die Cognitive Services von Microsoft sein. Dies macht absolut Sinn, da die Services (Microservices) genau auf den Einsatzfall getrimmt/spezialisiert sind und einfach, ohne Investitionskosten (z.B. Kosten für Hardware und Installation) in Betrieb genommen werden können.

Integrationsplattform Flow

Allerdings steigt mit der Zunahme der Nutzung solcher Services auch der Integrationsbedarf und -aufwand. Microsoft hat dies - neben anderen Anbietern - erkannt und bietet dafür die Integrationsplattform Flow. Im Gegensatz zu anderen ähnlichen Diensten wie z.B. IFTT ist Flow auf den Businesseinsatz ausgerichtet und integriert hier die unterschiedlichsten Anwendungen. Dies beginnt bei Twitter, DropBox, Office 365 und endet bei Salesforce und Dynamics 365. Die Zahl der Adapter steigt ständig und führt dazu, dass diese Dienste in beinahe atemberaubender Geschwindigkeit integriert werden können. Das vorliegende Beispiel kann in unter einer Stunde umgesetzt werden und hätte früher vermutliche Tage benötigt.
 
Es geht uns an dieser Stelle nicht um die technisch vollständige Beschreibung der Integration, sondern vielmehr um die Darstellung der Möglichkeiten und Einfachheit der Cloud Dienste und der daraus resultierenden Geschwindigkeit.

150 Services für Ihr Business

Mit dem Slogan "Weniger Arbeiten, mehr Erledigen" bietet Microsoft Flow einen Dienst mit dem Sie Ihre bevorzugten Services integrieren können. Aktuell werden ca. 150 Services angeboten und ständig erweitert. Services sind z.B:

01 integrierbare Services

Beispielhaft zeigen wir Ihnen, wie Sie Webforms von Cognito in Dynamics 365 for Sales integrieren können.

Die Aufgabenstellung:

Besucher Ihrer Webseite können ihre Kontaktdaten über ein Webformular an Sie übermitteln. Nach der Übermittlung wird automatisch ein Lead in Ihrem CRM System (Dynamics 365 for Sales) erstellt.
 

Schritt 1: Webform in Cognito Forms erstellen

Zunächst erstellen Sie ein Form, welches nur die notwendigen Felder des CRM Leads abfragt. Hierzu melden Sie sich zunächst in einem kostenfreien Plan an, welcher die wesentlichen Funktionen bietet. Anschließend erstellen Sie die Felder Firma, Vorname und Nachname.

02 Webform in cognito forms erstellen

 

Das so erstellte Form können Sie nun in Ihre Seite einbetten. Hierzu liefert Ihnen Cognito die entsprechenden Skripte.

03 Form in Seite einbetten

 

Schritt 2: Flow erstellen

Nachdem Sie das Form erstellt haben, designen Sie nun die Integration mittels eines Flows. Im Bereich "Meine Flows" erstellen Sie einen neuen Flow über "Ohne Vorlage erstellen".

04 neuen Flow erstellen

 

Sie geben dem Flow einen Namen und über die Suche den Dienst Cognito Forms hinzu. Ausgeführt werden soll der Flow, wenn ein neuer Eintrag erstellt wurde.

05 Flow bearbeiten

 

Anschließend wählen Sie das soeben erstellte Formular aus.

06 Formular auswaehlen

 

Dann fügen Sie einen neuen Schritt hinzu und wählen wiederum über die Suche Dynamics 365 (Dynamics 365 - Neuen Datensatz erstellen) aus.

07 Schritt hinzufuegen


Nun können Sie die Aktion konfigurieren. Dazu wählen Sie die Organisation aus, in der der Datensatz erstellt werden soll und den Datensatztyp: in diesem Fall die Leads. Ist diese Auswahl erfolgt, werden standardmäßig die Pflichtfelder zur Befüllung vorgegeben. Mit Hiilfe der Datenfelder des Formulars befüllen Sie nun die Felder des neu zu erstellenden Leads. Das Thema des Leads ist eine Verkettung des Texts "Neuer Eintrag" + Vorname + Nachname. Weiterhin befüllen Sie die Felder, Vorname, Nachname und Firmenname. Das Feld Firmenname finden Sie über die erweiterten Optionen. Über die erweiterten Optionen haben Sie Zugriff auf alle Datenfelder der Entität Lead.

08 Aktion konfigurieren

 

Abschließend sieht der zugegebenermaßen sehr einfache Flow folgendermaßen aus.

09 Flow erstellt

 

Natürlich kann dieser noch Flow auch mit Bedingungen, Parallelisierung, Schleifen und vielem mehr versehen werden.

11 Flow konfigurieren

 

Dann speichern Sie den Flow (Flow erstellen) und testen diesen im Anschluss. Mit dem Erstellen wird der Flow gleichzeitig aktiviert.

Schritt 3: Form & Flow testen

Testen können Sie das Form und den Flow nun, indem Sie auf den Link für die Integration in der Weboberfläche klicken.

12 Flow testen

 

Dann öffnet sich das Webformular, welches Sie nun mit den notwendigen Informationen befüllen und anschließend absenden.

13 Webformular ausfuellen

 

Ob die Daten erfolgreich übermittelt wurden und der Flow ausgeführt wurde, überprüfen Sie in den Leads von Dynamics 365 for Sales. Wenn alles geklappt hat, wurde hier ein neuer Datensatz vom Typ Lead mit entsprechend gefüllten Feldern erstellt.

14 neuer Lead im CRM

 

Fazit: Atemberaubende Geschwindigkeit dank Microsoft Flow

Kontaktdaten aus Ihren Webformularen werden automatisch zu Leads in Ihrem CRM: Ein Integrationsaufwand, der in Zeiten vor der Cloud noch mehrere Tage gedauert hätte, lässt sich dank Microsoft Cloud Service Flow heute in wenigen Stunden realisieren. Mit Flow steht dem Nutzer eine absolut leistungsfähige Integrationsplattform für Business Anwendungen zur Verfügung, die sich ständig weiterentwickelt. Was zunächst wie ein Spielzeug erscheint, ermöglicht nun die Integration von Line Of Business Anwendungen - mit einer schier atemberaubenden Geschwindigkeit.

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