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5 Möglichkeiten den Bestell- und Freigabeworkflow in Dynamics AX und 365 passgenau einzurichten

Ob die benötigten Rohstoffe für die Produktion, Handelsware für die Distribution oder einfach nur neue Laptops für den Außendienst: Mit jeder größeren Bestellung setzen Unternehmen einen Bestell- und Freigabeprozess in Gang. Lange Zeit wurden diese Workflows mit Fremd-Lösungen verwirklicht, die über Schnittstellen mit dem ERP-System verbunden waren.

In Microsoft Dynamics AX (2009 und 2012) und Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations ist der komplette Bestell- und Freigabeworkflow ein integrierter Bestandteil der ERP-Lösung.

Wir zeigen Ihnen in diesem Blogbeitrag die Unterschiede zwischen integriertem Bestell- und Freigabeworkflow und Fremd-Workflows über Dritt-Software. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen 5 Möglichkeiten, wie Sie Ihren Bestell- und Freigabeworkflow in Microsoft Dynamics AX / 365 passgenau konfigurieren.

Anwendungsbeispiele für den internen Freigabe- und Bestellworkflow

Freigabe- und Bestellworkflows kommen u.a. zum Einsatz, wenn:

  • Ein produzierendes Unternehmen die benötigten Rohstoffe, Werkstoffe bestellt
  • Handelsunternehmen für Ihre Distribution neue Ware bestellen
  • interne Bestellungen in Unternehmen anstehen z.B. Hard- und Software, für (neue) Mitarbeiter

 

Anhand dieser Beispiele erkennen Sie, dass bereits in kleinen und mittelständischen Unternehmen Freigabe- und Bestellworkflows regelmäßig angestoßen werden. Oftmals laufen diese für unterschiedliche Posten parallel. Umso entscheidender ist es also, dass diese Prozesse gut funktionieren und direkt aus Ihrem ERP-System heraus bearbeitet werden.

Unterschiede zwischen integrierten Workflows mit AX / 365 und Fremd-Workflows

Bei der Anbindung Ihres ERP-Systems an Dritt-Software, mit der Sie Freigabe- und Bestellworkflows abbilden, müssen Sie ein paar Kompromisse eingehen, die Sie in Ihrer Arbeit einschränken.

  • Die Rechtestruktur Ihres ERP-Systems wird von externen Workflow-Tools nicht immer ausreichend berücksichtigt. Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger; Wer darf worauf buchen … In Microsoft Dynamics 365 legen Sie hier Ihre Grundlagen und Prozesse fest. Doch das, was Sie hier definierten, wird bei Fremd-Workflows nicht automatisch 1:1 umgesetzt und Sie müssen zusätzlichen manuellen Aufwand akzeptieren - oder Kompromisse eingehen.
  • Uneinheitliches Wording: Felder im ERP-System haben oft andere Namen wie die gleichen Felder in externen Tools.
  • Doppelte Benutzerverwaltung: Zusätzlich zu Ihrem ERP-System müssen Sie noch Lizenzen für Ihr Workflow-Tool bezahlen und beide Systeme verwalten.


In Summe führen diese Einschränkungen oft dazu, dass Work arounds notwendig werden, die außerhalb beider Systeme laufen. Bei einem integrierten Freigabe- und Bestellworkflow, wie bei Microsoft Dynamics AX / 365 for Finance and Operations, ist dies nicht der Fall.

5 Moeglichkeiten den Bestell und Freigabeworkflow in AX und 365 passgenau einzurichten 1

 

5 Möglichkeiten den integrierten Bestell- und Freigabeworkflow individuell einzurichten

  • Wie sieht Ihr Bestellworkflow aus?
  • Wer bestellt?
  • Wer prüft?
  • Wer erteilt die Freigabe?
  • Was passiert, wenn nichts passiert?


Damit Ihr Bestell- und Freigabeworkflow funktioniert, müssen Sie Antworten auf diese Fragen finden. Beim Einrichten Ihrer Freigabe- und Bestellworkflows / -Prozesse sind Sie in AX / 365 äußerst flexibel. Alle bewährten Szenarien können Sie hier abbilden.

1. Individuelle Freigabe- und Bestellprozesse definieren

Sie haben folgende Möglichkeiten, den Freigabe- und Bestellprozess aufzubauen:

Einstufiger, einfacher Prüfprozess:
Die Bestellung erfolgt durch einen Mitarbeiter der Fachabteilung und wird z.B. vom Fachbereichsleiter geprüft und freigegeben.

Betragsabhängige Zuordnung
Sie definieren Betragsgrenzen (z.B. größer oder kleiner 5.000 Euro). Wenn die Bestellsumme die gewählte Obergrenze nicht überschreitet, entscheidet z.B. der Teamleiter; ist die Summe höher, der Bereichsleiter.

Parallele Zuweisung
Hier sind unterschiedliche Mitarbeiter und Funktionen am Freigabeprozess beteiligt. Alle müssen zustimmen. Die Zuweisung kann parallel erfolgen – oder nacheinander.

Positionsabhängige Prüfprozesse
Möchten Sie unterschiedliche Positionen – mit unterschiedlichen Freigabeberechtigten – in einer Bestellung zusammenfassen (weil alles auf eine Kostenstelle geht), können Sie einen positionsabhängigen Prüfprozess einrichten. Dann prüfen beispielsweise Mitarbeiter A, B und C unabhängig voneinander jeweils die Positionen, für die sie die Berechtigung haben. Die Gesamtbestellung läuft danach wieder zusammen und geht auf eine Kostenstelle.

5 Moeglichkeiten den Bestell und Freigabeworkflow in AX und 365 passgenau einzurichten Zuordnung

2. Regelung der Verantwortlichkeiten

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Verantwortlichkeiten in AX und 365 abzubilden.

Ein paar Beispiele:

  • Der Prüf- und Freigabeschritt für eine Position wird einer bestimmten Person / Funktion im Unternehmen zugewiesen.
  • Der Prüf- und Freigabeschritt für eine Position wird einer Gruppe zugewiesen – die Freigabe eines Mitarbeiters der Gruppe genügt.
  • Der Prüf- und Freigabeschritt für eine Position wird einer Gruppe zugewiesen – die Freigabe aller Mitarbeiter der Gruppe / einer festgelegten Anzahl von Mitarbeitern der Gruppe ist erforderlich. Es gilt das Gruppen- bzw. Vieraugenprinzip.
  • Auch delegieren ist möglich: Der Prüf- und Freigabeschritt wird einer Person / Funktion zugewiesen. Diese kann selbst freigeben, oder muss die Freigabe delegieren.

 

3. Erinnerungs-Regeln

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Vorkehrungen für den Fall zu treffen, dass der Freigabeprozess ins Stocken gerät oder sich niemand zuständig fühlt.

  • Reminder einrichten: Die betreffende Person / Gruppe, bekommt nach einer von Ihnen definierten Frist einen Reminder – per E-Mail oder einen Vermerk direkt auf dem AX / 365 Dashboard.
  • Automatische Neuzuweisung: Wenn eine Person / Gruppe in einer bestimmten Zeit nicht reagiert, wird der Freigabeprozess automatisch neu zugewiesen – z.B. an eine höhere Ebene.
  • Eskalieren: Gerät eine Freigabe- und Bestellungsprüfung trotz Reminder zu sehr in Verzug, gibt es in AX / 365 mehrere Optionen, einen Eskalationsprozess anzustoßen. So bekommt beispielsweise der Vorgesetzte dann eine Info-Mail, wenn ein Prüf- bzw. Freigabeprozess zu lange unbearbeitet liegen bleibt oder verzögert wird.


5 Moeglichkeiten den Bestell und Freigabeworkflow in AX und 365 passgenau einzurichten Eskalation

 

4. Automatische Benachrichtigungsfunktion einrichten

Sie haben die Möglichkeit, aus AX / 365 heraus Benachrichtigungen, Anweisungen und Informationen zum Freigabe- und Bestellworkflow automatisiert zu versenden.

Ein paar Beispiele:

  • Nach initiierter Bestellung: Bestellbestätigung an den Initiator, Prüfungsaufforderung an die zuständige Person (Gruppe) per E-Mail.
  • Nach abgeschlossener Bestellung: Initiator der Bestellung erhält Feedback zum Status.
  • Auch die unter Punkt 3 beschriebenen Prozess-Schritte (Reminder, Neuzuweisung und Eskalation) lassen sich automatisiert einrichten.

Die Benachrichtigung erscheint dann als Pop-up auf dem Nutzer-Dashboard in AX / 365 oder kommt per E-Mail.

5. Grafischer Designer

Prozess-Schritte, Aktionen, Bedingungen: Mit dem grafischen Designer gestalten Sie die Freigabe- und Bestellworkflows einfach per Drag and Drop. Hierfür stehen Ihnen in AX / 365 mehrere Elemente zur Verfügung, die Sie in eine beliebige Reihenfolge bringen, die entsprechenden Parameter hinterlegen und dann miteinander verbinden. Beim Anlegen zeigt Ihnen AX / 365 gleich an, ob der Workflow korrekt angelegt wurde, oder ob noch Angaben fehlen.

5 Moeglichkeiten den Bestell und Freigabeworkflow in AX und 365 passgenau einzurichten Screen Workflow

 

Fazit

Freigabe- und Bestellworkflows werden täglich angestoßen.

Möchten Sie Ihr Bestellwesen effizienter und flexibel gestalten, ist eine Abwicklung über einen integrierten Workflow unverzichtbar. Bei AX / 365 können Sie alle bewährten und gewünschten Szenarien abbilden und Ihre Bestell- und Freigabeprozesse individuell einrichten. Mit dem richtigen Partner gelingen Bestandsanalyse und Umsetzung schnell und kosteneffizient. Da der Freigabe- und Bestellworkflow in Microsoft Dynamics AX / 365 sehr einfach und intuitiv zu bedienen ist, ist auch der Schulungsaufwand für Anwender äußerst gering.

Sie möchten mehr über ein modernes und intelligentes ERP-Systems wissen? Dann besuchen Sie gerne eines unserer kostenfreien Webinare zu Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations.

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